U bent hier

Verhalen uit de Work out Room

Meetings, overlegmomenten, vergaderingen… Hoeveel had jij er deze week? En was het productief? Het team van de Work out Room testte 'Climb it up!' uit. Is dit de oplossing om efficiënt en doelgericht te vergaderen?

Valkuilen tijdens vergaderingen

De voorbije jaren veranderde de manier waarop we werken. Online meetings zijn niet meer weg te denken. Platformen zoals Zoom, Meet, Teams bieden heel wat voordelen tijdens het hybride werken. Maar of je nu digitaal vergadert of niet, let op voor de valkuilen. 

Wie sluit best aan bij welke meeting? Is het onderwerp altijd duidelijk? Zoeken we naar een oplossing tijdens het overleg of willen we gewoon van gedachten wisselen? Meestal is het antwoord op die vragen onduidelijk. Gevolg? Meetings duren soms veel te lang, leveren geen duidelijk resultaat op en deelnemers haken af door de onduidelijke scope.

Climb it up!

Climb it up! is een jonge start-up die helpt om efficiënter en doelgerichter te vergaderen. Hun oplossing is nog in ontwikkeling. Maar we mochten het prototype al eens uittesten in de Work out Room.

Hoe werkt het? 

Climb it up! gebruikt een methodiek om beter te vergaderen. De essentie: baken de uitdaging duidelijk af. En los die stapsgewijs op in een vergadering van maximaal een uur. Gebruik daarvoor een speelse methodiek die helpt om efficiënt te vergaderen.
 
Eerst kiezen de deelnemers de uitdaging die ze willen oplossen tijdens de vergadering. Daarvoor worden verschillende issues op kaartjes geschreven. Na stemming beslissen de deelnemers welk probleem ze gaan aanpakken.

De gekozen uitdaging wordt vervolgens uitgesplitst in deeluitdagingen. Dit zijn de onderliggende problemen van de uitdaging. 

Daarna start de klok en word je meegezogen in de speelse methodiek. Een spelbord en dobbelstenen bepalen het verloop. Soms moet je een speelse opdracht uitvoeren, soms een deeluitdaging uitwerken. Af en toe krijg je de keuze. Het spel bepaalt ook met hoeveel deelnemers je dit telkens doet.

Het achterliggende idee

Deze afwisseling tussen de korte speelse opdrachten en het eigenlijke denkwerk:

  • stimuleert samenwerking,
  • houdt alle deelnemers alert,
  • traint deelnemers om snel en concreet te overleggen over hun aanpak. 

De tijdsdruk zorgt ervoor dat het vooruit gaat. Een uur vergadering is verrassend kort. Maar nog verrassender is wat je allemaal gedaan krijgt. Zeker dankzij een gestructureerde en stapsgewijze aanpak. 

Conclusie

Aan het einde van onze vergadering kregen we inzicht in ons gedrag en praktische tips over hoe we als team konden groeien. Dit waren bijzonder rake observaties. Wat ons opviel, deze feedback was kort en 'hands-on'. Geen dashboards en powerpoints, ideaal!

Als testkonijnen gaven we op onze beurt feedback over onze ervaring. Innovatie zit soms waar we het niet zoeken. Zonder gesofistikeerde technologie biedt Climb it up! een speelse methodiek om beter te vergaderen. Het is bijzonder snel aan te leren en eenmaal je het onder de knie hebt, kun je het ook echt blijven gebruiken in al je vergaderingen. 

Interesse?

Climb it up! is nog in ontwikkeling. Wil je het toch al eens uittesten? Contacteer hen dan voor een demo of test.'

Gepost op 29 april 2022
Jürgen Tanghe
Jürgen Tanghe

Wat maakt cocreatie met vele stakeholders de moeite waard? Hoe zorg je ervoor dat het resultaat geen exponentieel zooitje rommel is, maar een ijzersterke gedragen oplossing? Work out Room vroeg het aan:

Jürgen Tanghe

Wat doe jij?

Samen met klanten nieuwe producten bedenken, creëren en op de markt brengen. Dat is mijn werk. 

De ene dag werk ik met een HR-bedrijf dat een digitale component voor hun klanten wil maken. De andere dag met verschillende bouwbedrijven die samen circulaire dienstverlening willen aanbieden. De inhoud varieert sterk. Mijn expertise ligt bij het proces: van ontwikkeling tot marktwaardig.

Hoe kan VDAB 'onweerstaanbaar by design' worden?

Ga in elke fase van je dienstontwikkeling op zoek naar klanteninzichten

Hoe maak je jezelf geliefd bij je klanten? Door slim in te spelen op hun noden en behoeften. Ga verder dan een bevraging en zet hen in de creatieve stoel. Als ze zelf de nieuwe dienst mogen ontwikkelen, wat zou die dan doen? Hoe zou die werken? 

Observeer waar je klanten aan denken en waarvoor ze kiezen. De bedoeling van die oefening is niet om hen effectief je dienst te laten ontwikkelen. Wel dat je leert uit hun denkproces en hun noden en behoeften capteert.

Gebruik inzichten uit cocreatie om heldere strategische keuzes te maken

Hoe meer perspectieven je ontdekt, hoe helderder je beeld van de realiteit wordt en hoe zuiverder je strategische beslissingen maakt. 

Cocreatie genereert nieuwe toekomstpistes. Hoe meer pistes je verkent, hoe robuuster je beslissing. Strategie kun je definiëren als 'de logica voor succes'. Van elk perspectief over wat de goede logica voor succes inhoudt, kan je iets leren. Zo verhoog je de waarde van je strategische keuzes én leg je een basis voor 'evidence based' werken. 

Versterk via cocreatie de kwaliteit van communicatie bij medewerkers

Wie deelneemt aan cocreatietrajecten leert nieuwe vaardigheden. Bijvoorbeeld kwaliteitsvol communiceren. 

Cocreatie gaat per definitie over iets nieuws, iets onzekers. Het vraagt om ideeën, creativiteit en onzekerheden uit te drukken in taal en beelden. Het vereist dat je goed luistert naar wat de andere zegt en bedoelt. Ook al heb je een andere mening. Dit leidt tot een hoge kwaliteit van communicatie: opbouwende communicatie. Ook wel de 'generatieve dialoog' genoemd. Uit interactie komen dan nieuwe inzichten en ideeën naar boven.

Wat vind jij belangrijk bij cocreatie?

  • Verschuif de verantwoordelijkheid voor je beslissingen niet naar de deelnemers van je cocreatietraject. Je krijgt input van hen, maar de beslissingen over wat je met die input doet, blijven de jouwe.
  • Ga zorgvuldig om met cocreatie. Je maakt gebruik van het meest kostbare wat mensen hebben: tijd. Zet cocreatie daarom heel doelgericht in. Zo verzand je niet in praatbarakken.
  • Cocreëer nooit vanaf een leeg blad. Bereid zelf richtingen en denkpistes voor.
  • Verwacht van cocreatie-oefeningen geen afgewerkte ideeën. Focus op leren.

#waaromcocreatie is een blogpostserie waarin Work out Room op zoek gaat naar inzichten van gerenommeerde voorstanders en experten.

Gepost op 13 oktober 2021
Bewerking van het schilderij de schreeuw
Beeld dat werd gemaakt naar aanleiding van het event 'FuckUps & Cava'.

'FuckUps', iedereen maakt ze wel eens mee. Verkeerde studiekeuzes, sollicitaties die fout lopen of een gênant moment op je eerste werkdag. Maar wist je dat je vaak meer leert van mislukkingen dan van succesverhalen?

Tijdens 'FuckUps & Cava', het laatste event van de Work out Room voor de zomer, konden deelnemers hun tegenslagen delen. Met veel gêne maar ook met veel plezier! Deelnemer Lotte Landuyt blikt terug in deze blog.

Openhartige getuigenis

Bouchra Hashassi beet de spits af. Zij richtte de ecologische truckwash 'Washville' op in de Antwerpse haven. Ze heeft een zware periode achter de rug met als somber hoogtepunt een faillissement. 

Maar ze gaf niet op en kwam er sterker uit. Ze werd zelfs beloond met een nominatie tot onderneemster van het jaar bij de afgelopen 'Womed Awards'. Bouchra is vandaag een betere onderneemster dankzij de lessen die ze leerde uit haar blunders.

Tips van een expert

Koen Marichal is docent-onderzoeker 'leiderschap' aan de 'Antwerp Management School'. Hij gaf na Bouchra's getuigenis meer inzicht in de wijze waarop mensen reageren op blunders.

Koen: "Wanneer we falen krijgen we te maken met negatieve gevoelens zoals woede, twijfel, schaamte, maar ook frustratie of verdriet. We willen liefst zo snel mogelijk een oplossing vinden. We willen rechtzetten wat is fout gelopen om die negatieve gevoelens te compenseren.

Dat is niet goed. In plaats van negatieve gedachten of mislukkingen te compenseren, zouden we die emoties beter omarmen en aanvaarden. Probeer daarbij te onthouden dat iedereen faalt en daaruit leert."

Verhalen van de deelnemers

Na de toelichting van Koen was het tijd om de daad bij het woord te voegen. Dankzij een ludiek en leerrijk spelletje 'Levensweg' vertelden de deelnemers over hun eigen mislukkingen. In kleine groepjes vertelde iedereen zijn faalverhalen. Al lachend en spelend rakelden we de ene na de andere flater uit het verleden op. Van foute studiekeuzes tot sollicitatieblunders.

Met succes zochten we oplossingen en plaatsten we de blunders in een ander daglicht. 'No pain, no game', dat bleek de succesformule van 'FuckUps & Cava'.

 

Lotte Landuyt, deelnemer 'FuckUps & Cava'
 

Goed om weten

Blijf op de hoogte van toekomstige events van de Work out Room. Abonneer je op de nieuwsbrief.

Gepost op 27 juli 2021
afbeelding Peter Cousaert
Peter Cousaert

Wat maakt cocreatie met vele stakeholders de moeite waard? Hoe zorg je ervoor dat het resultaat geen exponentieel zooitje rommel is, maar een ijzersterke gedragen oplossing? Work out Room vroeg het aan:

Peter Cousaert

  • stafmedewerker bij Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) 
  • heeft hands-on-ervaring in cocreatie bij lokale besturen
  • hanteert een empathische en pragmatische aanpak en streeft altijd naar tastbare resultaten.

Hoe komt cocreatie terug in jouw werk?

Peter: "Ik maak lokale besturen warm voor 'cocreatie' en 'design thinking' en begeleid hen om die werkmethodes toe te passen. Het gaat over cocreatie tussen gemeentediensten en hun klanten, tussen lokale besturen onderling of tussen de Vlaamse overheid en lokale besturen. Het komt er altijd op neer om vanuit het perspectief van de klant tot nieuwe of betere diensten te komen. En dit binnen de mogelijkheden van de organisatie.

Een directeur zei me ooit: "Ik zal blij zijn wanneer de neuzen hier in dezelfde richting staan". Maar voor mij geldt dit niet. Ik ben pas blij als er een nieuwe dienst is die de klant goed helpt."

Hoe zorg je ervoor dat stemmen van kwetsbare burgers ook worden gehoord?

Peter: "Door in gesprek te gaan met je klanten groeit vaak het besef dat zij mensen van vlees en bloed zijn. Zo bekijk je de situatie nadien voorzichtiger en genuanceerder.

Voor een project met OCMW's vroegen we bijvoorbeeld aan de voorzitter om in gesprek te gaan met personen die geen uitkering meer kregen. Die schorsing van hun uitkering was zijn beslissing van enkele jaren geleden. Zij vertelden de voorzitter over die periode en hoe het was om geen uitkering meer te ontvangen. Nadien besprak de voorzitter die ervaring met zijn team. Aanvankelijk bleef hij achter zijn beslissing van schorsing staan. Maar dat wijzigde enkele weken later nadat hij alles had laten bezinken. Hij gaf toe dat de beslissing was genomen op basis van onvoldoende informatie. Hij twijfelde… Dit inzicht vormde het kantelpunt in het project.

Je hoeft klanten niet bij elke stap in het cocreatieproces te betrekken. Dit is omslachtig en tijdrovend. Voor kwetsbare personen is het bovendien moeilijk om tussen professionals aan cocreatie te doen. Ik vind dit ook niet noodzakelijk. Laat iedereen van de stuurgroep in gesprek gaat met de klant tijdens de start van het traject. Gebruik vervolgens in alle volgende stappen persona's. Daarmee bewaak je het perspectief van de klant. Keer tenslotte in de testfase weer terug naar de gebruiker."

Welke meerwaarde heeft cocreatie volgens jou?

Peter: "Diensten die werden ontwikkeld via cocreatie zijn meer gericht op hun klanten. Zo benut je publieke middelen efficiënter. Ik kan nog veel meer overtuigende argumenten opsommen. Maar je voelt de meerwaarde van cocreatie pas echt als je het voor het eerst zelf meemaakt. Probeer het maar!"

Wat zijn jouw belangrijkste tips over cocreatie?

  • Vertrouw in de kracht van groepen en het proces.
  • Vanuit kleine veranderingen kan je veel in gang zetten. Dat is de oplossing als je vastloopt in complexiteit.
  • Daag je stuurgroep uit en vraag door. Wie moeten we gehoord hebben?
  • Gedraagt een persoon zich problematisch? Spreek die er apart over aan.
  • Laat verhalen van klanten je innovaties sturen.
  • Vorm niet eerst een visie voordat je tot actie overgaat. Overtuig mensen tot actie want daardoor zal je een sterkere visie vormen.

#waaromcocreatie is een blogpostserie waarin Work out Room op zoek gaat naar inzichten van gerenommeerde voorstanders en experten.

Gepost op 25 juni 2021
Michiel Coupé en Steffen Luypaert van Lingiuneo.
Michiel Coupé en Steffen Luypaert van Lingiuneo.

In februari startte VDAB, in samenwerking met Intec Brussel en Linguineo, een experiment rond het versterken van de spreekvaardigheid van cursisten via een chatbot. Een groep cursisten uit de opleiding IT infrastructuur neemt deel aan dit experiment. 

Bij de start van het experiment schatte een VDAB-taalinstructeur het Nederlandse taalniveau van de cursisten in door enkele spraakopnames te beoordelen via het platform van Linguïneo. Na tien weken gebruik van de chatbot, zullen we kijken we hoe hun spreekvaardigheid geëvolueerd is. Tegelijk sleutelen we aan de chatbot om te zien of slimme metrics -gebaseerd op data uit bestaande oefeningen- interessante suggesties leveren om vlot nieuwe oefeningen aan te maken en zo taalcoaching op afstand efficiënter te laten verlopen.

Wat willen we leren uit dit experiment?

  • Kan je spreekvaardigheid opkrikken met digitale tools zoals een chatbot?
  • Hoe ervaren cursisten en instructeurs deze nieuwe trainingsmethode?
  • Zijn nieuwe oefensets voor chatbots eenvoudig en flexibel aan te maken?

Waarom doen we dit experiment? 

Begin 2020 stormde corona aan een rotvaart over de wereld. Volle klaslokalen zijn plots niet meer zo evident, maar ze vervangen door een alternatief is even zoeken. 

Dat ondervinden ook de taalinstructeurs bij VDAB. Ze experimenteren al geruime tijd met digitale tools, maar telkens hebben spreekkansen te lijden onder de digitale aanpak. Want veel digitale producten richten zich op begrijpen, luisteren of lezen. Niet op spreken.

Momenteel hebben we nog geen weet van digitale tools die spraak goed analyseren. En de technologie om op basis van een spraakanalyse aangepaste oefeningen aan te bieden is er ook nog niet. 

Vandaar dus dit experiment, dat we afronden eind juni. We zijn benieuwd naar de resultaten! 

Inzetten op hybride opleiden

De kernmissie van VDAB is burgers helpen om een duurzame loopbaan uit te bouwen. En werken aan een duurzame loopbaan kan je niet zonder in te zetten op levenslang leren. Daarom is ons opleidingsaanbod:

  • laagdrempelig
  • gevarieerd
  • continu evoluerend
  • trendgevoelig -denk aan microlearning. Dat zijn hapklare 'leersnacks' die je combineert tot een menu op maat.
  • hybride -off-en online leren vormen één geheel.

Corona heeft het proces van hybride opleiden bij VDAB versneld. De vraag welke leerstof we onder welke vorm aanbieden blijft. 

Onze uitdaging is om een voldoende brede waaier aan leervormen in huis te hebben zodat we maximaal begeleiding kunnen bieden op maat van onze klanten. Want dat is een brede doelgroep, met zeer uiteenlopende noden en toekomstplannen. We hopen dan ook nieuwe inzichten hierrond op te doen in dit experiment. 

Gepost op 22 april 2021
Astrid Molenveld
Astrid Molenveld

Verschillende experts wijzen erop dat de arbeidsmarkt op dit ogenblik aan een infuus van tijdelijke werkloosheid ligt. Wat zal de impact zijn op de arbeidsmarkt als dit infuus wegvalt? En wat doet VDAB om werkgevers en werknemers preventief te ondersteunen? Astrid Molenveld en Renske Tondeur, beleidsmedewerkers en facilitatoren van het cocreatietraject CareerFlow lichten toe.

CareerFlow in een notendop: Career Flow wil werknemers de kans geven om tijdelijk of permanent over te stappen naar een andere werkgever. 

Welke uitdaging wil CareerFlow aanpakken?

'In deze coronacrisis zien we een duidelijke nood aan vlotte transities van werknemers tussen verschillende werkgevers. Op die manier kunnen we acute noden invullen en collectieve ontslagen vermijden.

Met Career Flow willen we werkgevers en werknemers een perspectief bieden op mogelijke transities en op die manier alternatieven uitdenken voor ontslag en inactiviteit. Ontslag en inactiviteit hebben een grote psychologische impact en een maatschappelijke kost. 

Veel organisaties ijveren al voor vlotte transities, en hebben elk hun eigen aanpak en insteek. Via Career Flow willen we deze knowhow bundelen en oplossingen vinden die de wettelijke en financieel beschermende regels respecteren, maar die wel andere perspectieven bieden dan ontslag.'

Wie werkt er mee aan CareerFlow?

'Vakbonden, werkgeversvertegenwoordigers, kennisinstellingen, service designers en privébedrijven zitten mee in de stuurgroep. We werken met proeftuinen waarin we werkgevers en werknemers rechtstreeks betrekken. 

Vanuit VDAB nemen we een faciliterende rol op. Dat is ontzettend interessant, want alle spelers zitten vanuit verschillende invalshoeken en belangen aan tafel. We zoeken de gulden middenweg tussen 'zorgen voor veiligheid en vertrouwen' enerzijds en 'zorgen voor innovatie' anderzijds.'

CareerFlow speelt in op een dringend probleem. Hoe hou je het midden tussen overleg en actie met al die partijen aan tafel?

'De actualiteit, dringendheid en het politiek momentum zorgen ervoor dat we geen andere keuze hebben dan kort op de bal spelen. 

Bovendien werken we samen met werkgevers en werknemers. Dat maakt dat we niet in het ijle brainstormen, omdat we voortdurend geconfronteerd worden met reële problemen die om actie vragen.'

Hoe ziet jullie planning eruit? Wat willen jullie wanneer klaar hebben?

'We nemen negen maanden de tijd om zes proeftuinen te doorlopen. Dat wil zeggen dat we zes concrete cases behandelen. Daarbij kijken we met elk bedrijf of groepje bedrijven waar zij het meeste nood aan hebben.

Dit zijn de verschillende mogelijkheden:

  • Permanente transities, waarbij medewerkers definitief overstappen naar een ander bedrijf.
  • Tijdelijke transities, waarbij medewerkers tijdelijk voor een andere werkgever gaan werken.
  • Pooling, waarbij een werkgever werknemers deelt met andere bedrijven, bijvoorbeeld tijdens piek- of dalmomenten.

Kennen we de noden van de bedrijven, dan gaan we in gesprek met de werknemers. De bedoeling is om hun bezorgdheden en noden in kaart te brengen. Denk maar aan: 'hoe zit het met mijn loon' en 'heb ik wel de juiste competenties voor iets nieuws?'. 

We zoeken uit hoe we via bestaande dienstverlening via partners een antwoord kunnen bieden op deze bezorgdheden en noden. 

Door de zes proeftuinen grondig te doorlopen, hopen we een volledige puzzel te kunnen leggen van wat werkt en wat verder nodig is om loopbaantransities te ondersteunen. We brengen veel kleine stukjes kennis samen en genereren nieuwe inzichten. 

Zo zullen we de verschillende spelers in beweging brengen en in staat zijn om evidence-based beleidsadvies te geven.'

Vragen? Contacteer Astrid Molenveld (astrid.molenveld@vdab.be) of Renske Tondeur (renske.tondeur@vdab.be)

Gepost op 20 april 2021
Hella Rogiers
Hella Rogiers

Wat maakt cocreatie met stakeholders de moeite waard? Hoe zorg je ervoor dat het resultaat geen exponentieel zooitje rommel is, maar een ijzersterke gedragen oplossing?

Leen en Kira, cocreatie-medewerkers van de Work out Room, gaan in deze blogpostserie op zoek naar antwoorden van gerenommeerde voorstanders en experten. Vandaag aan de beurt: Hella Rogiers, director bij Common Ground, expert cocreatie voor publieke ruimte.

Wat is jouw werk?

Je kan het in één zin samenvatten: met veel stakeholders samen het best mogelijke project definiëren en realiseren. Dat doen we met Common Ground specifiek voor projecten in de publieke ruimte.

Bij onze projecten is er sprake van veel verschillende belangen en noden. Ruimte is in Vlaanderen schaars en moet dienen voor leefkwaliteit, mobiliteit, energie, ecologie... 

Wij zijn een verbinder voor alle mensen die met schijnbaar verschillende agenda's aan tafel zitten en proberen ook de stem binnen te brengen van mensen die niet aan tafel zitten. We zoeken naar gemeenschappelijke doelen, bouwen vertrouwen en kijken welke stappen we kunnen vooruit zetten.

Ik ben de procesleider van een van onze projecten, coach andere medewerkers en geef creatief richting aan ons bedrijf.

Wat zijn de mooiste cocreatie-overwinningen waar je op terugkijkt?

Het project dat me het nauwst aan het hart ligt, is de overkapping van de ring van Antwerpen. Na jaren van impasse kozen burgerbewegingen, regionale en stedelijke overheidsdiensten en een twintigtal advies- en ontwerpbureaus ervoor om de leefbaarheid van de stad in cocreatie te verbeteren. Er kwam een nauwe samenwerking, nuance in het debat en ruimte voor dialoog. Dat was de basis voor niet één, maar vele wegen vooruit. 

Dat het mogelijk is om zelfs na een impasse van meer dan tien jaar, mensen samen te brengen en gemeenschappelijke projecten in gang te zetten, blijft me inspireren.

Welke meerwaarde heeft cocreatie volgens jou?

Cocreatie is altijd en voor iedereen een lerend proces. Dat alleen al heeft meerwaarde. Je groeit als persoon en ziet anderen groeien. De deelnemers verplaatsen zich in de schoenen van de anderen en leren hoe ze kunnen bijdragen aan een veilige context. Ze ontdekken dat conflict geen mislukking is, maar een deel van een proces. 

Een andere meerwaarde is dat je al heel vroeg in het proces luistert naar de bezorgdheden en ideeën van anderen. De uitkomst hiervan doet echt de ogen opengaan: door de intelligentie van meerdere partijen te combineren, kom je sowieso tot een beter resultaat. Dat dit resultaat dan ook nog eens een breed draagvlak heeft, is louter een bijproduct van een goed proces.

Je lijkt een nuchtere blik te hebben op wat cocreatie wel en niet kan. Op welke moeilijkheden anticipeer je?

Om te beginnen is de realiteit complex en vaak weerbarstig. In Common Ground werken we vanuit idealisme voor duurzaamheid. We streven naar het best mogelijke resultaat, maar soms moet je aanvaarden dat de realiteit weerbarstig is. Een prachtig, realiseerbaar en financieel onderbouwd idee waar een brede groep actoren achter staat, kan om welke reden dan ook alsnog onmogelijk te implementeren zijn. 

Een andere moeilijkheid bij projecten van ruimtelijke ordening, is ervoor zorgen dat elke stem eerlijk gehoord wordt. Misschien heb je hele groepen van mensen niet bereikt, of hebben zij geen interesse of ruimte in hun leven om mee aan tafel te zitten. We doen ons best om de belangen van deze mensen toch te behartigen via middenveldorganisaties.

Cocreatie komt nooit met een garantie op succes, maar een cocreatieproces dat je met openheid en oprechtheid leidt is nooit verloren moeite. Je brengt mensen samen en zet gedachten in gang. Misschien is de samenleving nog niet klaar voor de vernieuwende oplossing waarop jij bent geland. In dat geval is het waardevol om kiezelstenen te verleggen en zo te helpen het pad effenen.

Welke tips over cocreatie geef je ons mee?

  • Denk niet in oplossingen, maar in strategische doelen. Verlies jezelf als procesfacilitator niet in de ontwikkeling van een oplossing, maar hou steeds het helikopteroverzicht. Wat is het doel? Wat draagt daaraan bij? Welke onderliggende problemen zijn er? Hoe kan de groep stappen vooruit zetten?
  • Focus je communicatie en wees transparant over complexiteit. Veel mensen hebben niet de tijd om je verhaal volledig te begrijpen. Het belangrijkste is om te focussen op de grote doelen en helder te maken wat de complexiteit en beperkingen zijn. Zo ontstaat er enerzijds enthousiasme en anderzijds begrip voor het proces.
  • Zet in op dialoog en persoonlijke ontwikkeling om een veilige context te creëren. Cocreatie is een kwetsbaar proces. Zowel voor de opdrachtgevers en deelnemers als voor jou als facilitator. Wat is een veilige ruimte? Wat mogen mensen van jou en van elkaar verwachten? Daar kan je enkel in dialoog antwoord op geven en afspraken over maken. Hoe je omgaat met kritiek, ongemak en conflict is dan weer iets waar je als persoon in groeit.
Gepost op 20 april 2021
Remco Lenstra
Remco Lenstra.

Wat maakt cocreatie met vele stakeholders de moeite waard? Hoe zorg je ervoor dat het resultaat geen exponentieel zooitje rommel is, maar een ijzersterke gedragen oplossing?

Leen en Kira, cocreatie-medewerkers van de Work out Room, gaan in deze blogpostserie op zoek naar antwoorden van gerenommeerde voorstanders en experten. 

Vandaag aan de beurt: Remco Lenstra, Academisch Directeur 'Business Design en Innovatie' aan de Antwerp Management School en zelfstandig consultant.

Wat doe jij?

Remco: "Het merendeel van mijn tijd gaat naar lesgeven over Business Design Thinking. Business Design Thinking is een methode die gebruikt wordt om complexe problemen in organisaties en bedrijven op te lossen, waarbij de mens en zijn behoeften centraal staan.

Vaak geef ik masterclasses voor professionals. Design Thinking op steroïden, noem ik dat ook wel eens: alle kennis die ik de voorbije 20 jaar heb opgebouwd breng ik in een paar dagen over aan de deelnemers. 

Daarnaast ondersteun ik Design Thinking processen bij bedrijven, lokale besturen en in de sociale economie en maak ik deel uit van een onderzoeksteam dat zich toelegt op methodologieën. 

Hoe komt cocreatie terug in jouw werk?

Heel vaak. De betekenis van cocreatie in mijn werk en werkveld evolueerde sterk doorheen de jaren. Dat is boeiend. 

Waar vroeger de focus lag op integratie van stemmen van klanten, maken we nu de overgang naar 'integrale innovatie'. Hierbij draait het om slim (her)combineren van menselijke, technologische en economische inzichten. Denk maar aan het combineren van empathie-oefeningen met je eindklant, met onderzoek naar nieuwe businessmodellen en de mogelijkheden van AI. 

Rekening houden met deze drie assen geeft inspiratie en vrijheid en leidt tot krachtige innovatie. Maar het vergroot ook je nood aan nieuwe kennis en opleiding!

Welke meerwaarde heeft cocreatie volgens jou?

Ik kan je honderd-en-een academische argumenten geven over de meerwaarde van cocreatie, gaande van meer productiviteit over klantengagement tot effectiviteit van investering. Maar dat is volgens mij niet de essentiële meerwaarde. De essentiële meerwaarde is dat cocreatie een vehikel is voor cultuurverandering.

Nagenoeg elke organisatie voelt momenteel de nood om te veranderen, om op een andere manier te werken. Cocreatie is daar het Trojaans paard voor. Door aan een cocreatieproces deel te nemen, worden mensen zich bewust van rollen en systemen in hun bedrijf of organisatie. 

Hoe vaker je aan een cocreatieproces deelneemt, hoe beter je wordt in uitdagingen zien en begrijpen hoe jij deel van een oplossing kan zijn. Je leert jezelf kennen in functie van de processen in je organisatie. De culturele impact hiervan is enorm: op lange termijn merken we dat medewerkers zich empowered voelen om verantwoordelijkheid op te nemen.

Cocreatie is een politieke superkracht. Goede cocreatieprocessen kunnen een groep mensen meenemen naar een gemeenschappelijk doel, hiërarchie ontzenuwen en silo's smelten. Ik probeer ervoor te zorgen dat de mensen met wie ik in contact kom de cocreatie-skills zoveel mogelijk onder de knie krijgen: zoeken naar een win-win tussen verschillende partijen, empatisch redeneren, informatie structureren, leiden zonder je mening op te leggen, diplomatisch communiceren, enthousiasmeren…

Hoe breder deze vaardigheden en mindset verspreid geraken, hoe mooier we de wereld maken, daar ben ik rotsvast van overtuigd.

Welke advies over cocreatie geef je ons mee?

  • Stel je als facilitator kwetsbaar op en wees niet bang om de groep te laten leiden. Hier ben ik zelf veel in gegroeid. Vroeger zou ik al eens aan een groep getrokken hebben. Nu sta ik naast of zelfs achter de groep, maar nooit voor hen.

  • Geef jezelf en anderen tijd om te groeien. Cocreatieprocessen faciliteren is een kunst die je niet van bij de start onder de knie hebt. Ook deelnemen aan cocreatie-oefeningen is iets waar je na verloop van tijd beter in wordt. Een eerste keer gaat vaak gepaard met gevoelens van teleurstelling. 'Was het dat maar?' of 'Hadden we er niet meer uit kunnen halen?' Weet dat dit een normaal deel van de leercurve is en geef niet op.

  • Er zijn geen uitdagingen die niet met cocreatie aangepakt kunnen worden, maar er zijn wel contexten waarin dit ongewenst is. Als je kiest voor cocreatie moet je bereid zijn de gevolgen te dragen. Als je niet met de andere stakeholders wil of kan rekening houden, is het beter om hen niet aan te spreken.

  • Wees geen proces-fundamentalist. Je rol als facilitator is mensen meenemen in een proces van probleemstelling tot oplossing, waarvan de uitkomst de som van de individuele bijdragen overstijgt. Dit gesprek verloopt organischer dan je zou verwachten en is niet 100% planbaar en voorspelbaar. Wees gevoelig voor de dynamiek en hou het team in een constructieve flow naar de oplossing.

  • Erken dat er veel is dat je niet weet en kan. Dat is soms moeilijk als professional, maar net de basis van cocreatie. Snuister eens rond in de toolbox die we vanuit Antwerp Management School gratis beschikbaar maken. Veel succes!"

Portret van Fatima Yassir
Fatima Yassir, beleidsadviseur bij VDAB

De coronacrisis dwingt ons om naar een aantal pijnpunten van onze arbeidsmarkt te kijken en met innovatieve oplossingen te komen. Fatima Yassir, beleidsadviseur bij VDAB, zet ons in deze blogpost aan het denken over innovatieve oplossingen voor proactief loopbaandenken.

Fatima Yassir: "Het is ok om in transitie te zijn" zei Kathelijne Verboomen van Acerta op een boeiende Koffie met de Toekomst. Ze vertelde er over het delen van werknemers via het online platform Bridge.

Multi-werkgeverschap past in een bredere mindset van proactief loopbaandenken in een goed draaiende, inclusieve arbeidsmarkt. 

Hoewel we vandaag nog niet zover staan -onze arbeidsmarkt en ons loopbaandenken zijn nog te star en traditioneel- zorgde de pandemie voor een kleine duw in de juiste richting. Zo las je in de pers dat Decathlon en Colruyt medewerkers uitwisselden, Aviato lanceerde het project Turnaround op de luchthaven en de Vlaamse regering  stelde duidelijke ambities rond 'werk- naar-werk- transities' in haar relanceplan. De vraag is hoe we hier een duurzame shift van maken, die de huidige crisiscontext overstijgt?

Want ook vóór de pandemie werd ons traditioneel loopbaandenken al uitgedaagd. Trends zoals technologie, vergrijzing en globalisering zorgden ervoor dat onze arbeidsmarkt en onze loopbanen volatieler en grilliger werden. Wie kan vandaag met zekerheid garanderen dat hij zijn huidige job tot aan zijn pensioen kan behouden? En vooral, wie wil dat nog?

Een minderheid plukt vandaag de vruchten van de snel veranderende wereld. Ze zijn mee met de trends en innovaties, versterken hun competenties continu en rijgen een loopbaan aan elkaar van progressie en continuïteit. Ze stappen vrijwillig en met gemak in en uit de arbeidsmarkt voor de nodige pauzes: studies, tijdelijke zorg voor kinderen of familie of om volledig te 'resetten'. Hun stevige rugzak gevuld met een goede onderwijsloopbaan, een verankerd netwerk en een goede gezondheid maakt dit voor hen  mogelijk.

Een meerheid echter voelt zich overweldigd door de veranderingen die op hen afkomen . Zij gaan gebukt onder jobverlies, ziekte, trauma of zware zorgtaken. Het is vooral voor deze groep dat we moeten komen tot een arbeidsmarkt die zegt 'het is ok om in transitie te zijn, we've got your back'.  

Hoe kunnen we loopbanen en loopbaandenken proactief vormgeven zodat mensen vlotter van werk naar werk stappen zonder ongewilde uitval? Of met gemak deeltijdse/tijdelijke jobs combineren?

Het impliceert dat we op voorhand nadenken over de komende 'breuk'. Zowel als werkgever en als werknemer. En dat we stappen ondernemen om die breuk op te vangen. Veel gebeurt op de werkvloer, binnen de muren van je organisatie. Via opleidingen en interne mobiliteit bijvoorbeeld. Maar er zijn ook mogelijkheden buiten de muren van je bedrijf, zelfs van je sector. 

Multi-werkgeverschap -het delen van werknemers- is een manier om die breuken op te vangen. Gedeelde secretariaats-, onthaal of veiligheidsfuncties, of gedeelde schaarse (dure) profielen zorgen niet enkel voor het drukken van kosten maar ook voor voltijdse jobs. Denk ook aan het tijdelijk uitwisselen van medewerkers in piek- en daltijden. Zoals seizoensarbeiders (herinner je de acute noden van de land-en tuinbouwsector tijdens de eerste lockdown) of het poolen van chauffeurs voor leveringen tijdens de kerstperiode.

Medewerkers uit 'stilgevallen' sectoren en in tijdelijke werkloosheid, krijgen dankzij multi-werkgeverschap kansen om even elders te werken. Zo doen ze ervaring op en houden ze hun competenties warm in afwachting van een relance van de arbeidsmarkt. 

Vandaag is het nog geen overdonderend succes en vooral sterke profielen durven hierop ingaan. Maar symbolisch is het een enorme stap in de richting van proactief loopbaandenken.

We weten dat wanneer het vangnet van de tijdelijke werkloosheid verdwijnt, heel wat bedrijven permanent afscheid zullen moeten nemen van een deel van hun medewerkers. We kunnen die breuk afwachten, collectief ontslag geven en de getroffen medewerkers in de werkloosheid doen landen. Of we kunnen nu -proactief- investeren in een vlotte transitie naar een andere werkgever met acute noden. 

Medewerkers begeleiden van werkvloer tot werkvloer, via trajecten op maat. Zonder ontslag, zonder disruptie in de loopbaan. Niet haalbaar, denk je? Het goede nieuws is dat we vandaag alles voorhanden hebben om dit te doen: ruimte binnen het regelgevende kader, veel dienstverleners met expertise terzake en een ruim aanbod aan tools en maatregelen om de transities te doen slagen. De relanceplannen van de Vlaamse Regering zijn de extra boost om hier collectief -werkgevers, werknemers, dienstverleners en overheid- op in te zetten. 

Wat we nog missen is de juiste mindset. Werkgevers, werknemers én een overheid die out-of-the-box durven gaan! Want als we zeggen dat de arbeidsmarkt nog te traditioneel is, hebben we het eigenlijk gewoon over onszelf." 

 

Gepost op 8 februari 2021

De Work out Room van VDAB heeft sinds juni een klein team dat zich toelegt op co-creatie, een proces om samen met alle belanghebbende partners nieuwe dienstverlening te ontwikkelen. Teamleden Leen Meeuws en Kira Van den Ende bundelen hun professionele expertise om van co-creatie een vaste waarde te maken binnen de organisatie.

Wat is co-creatie?

Kira: 'Co-creatie betekent dat partners samen iets nieuws maken. Dat omvat erg veel. Als facilitatoren moeten we er allereerst voor zorgen dat alle partners aan tafel zitten en zich comfortabel voelen om hun eigen visie op de zaak te delen. Daarna moeten we op zoek naar een gedeelde visie voor het gemeenschappelijke project. Vervolgens moeten we in de breedte en in de diepte begrijpen wie de eindklanten en de belanghebbenden zijn. Pas als er tussen iedereen begrip en empathie is, zetten we concrete doelen en gaan we op zoek naar oplossingen.'

Waarom zet VDAB in op co-creatie?

Leen: 'Omdat we bij VDAB zeer goed beseffen dat we niet alle oplossingen voor de uitdagingen van de arbeidsmarkt alleen kunnen bedenken, zetten we in op overleg en co-creatie met onze partners. Door in co-creatie samen te werken, hebben we gemerkt dat we in het begin van een project misschien iets trager vooruit gaan dan wanneer we alleen handelen. Maar zonder dat overleg stuiten we bij de concrete uitvoering dikwijls op moeilijkheden die uiteindelijk veel meer tijd vragen. Voor ons is co-creatie dus het enige mogelijke antwoord voor de arbeidsmarkt van morgen.'

Waarom zijn jullie een goed co-creatieteam?

Leen: 'Omdat Kira en ik zo'n verschillende achtergrond hebben, zijn we een complementair team. Ik werk zelf al zestien jaar bij VDAB. Ik weet wat er speelt en ik ken de gevoeligheden van onze organisatie. Dat is een voordeel, maar tegelijk ook een belemmering. Omdat ik zaken te vaak bekijk vanuit een VDAB-bril. Als buitenstaander heeft Kira een frisse blik op het proces.'

Kira: 'Ik ben opgeleid om de probleemoplossende design thinking methode in allerlei situaties toe te passen. Dat betekent dat ik ervoor zorg dat we met een groep partners een probleem op tafel leggen en samen naar creatieve oplossingen zoeken waarin de wens en de behoefte van de klant centraal staan. Samen zorgen Leen en ik zowel voor een interessant probleemoplossend proces, als voor een relevante inhoud. Onze verschillende achtergrond leidt vaak tot waardevolle discussies. We kammen als nerds alle details uit. Als we dan moeten vergaderen met een stuurgroep, hebben we alles altijd al doorgesproken.'

Welke co-creatieopdrachten lopen er bij de Work out Room?

Leen: 'Momenteel werken we aan twee belangrijke opdrachten. Het project 'Disruptief inclusief' richt zich tot personen met een inkomensvervangende tegemoetkoming die betaald werk willen en kunnen doen. We onderzoeken welke drempels ze ondervinden op de arbeidsmarkt en hoe ze weer aan de slag kunnen binnen het reguliere arbeidscircuit. 

Daarnaast zijn we bezig met het project 'Van werk naar werk'. Het doel is organisaties stimuleren om een efficiënter retentiebeleid te voeren, en zo ervaren werknemers aan boord te houden. Zo willen we vermijden dat werknemers in de werkloosheid terechtkomen. Dat kan bijvoorbeeld door hen tijdig te herscholen en te helpen heroriënteren in een nieuwe sector. Door corona is het nog dringender geworden om daar werk van te maken.'

Gepost op 30 oktober 2020