Speels vergaderen

Valkuilen tijdens vergaderingen

De voorbije jaren veranderde de manier waarop we werken. Online meetings zijn niet meer weg te denken. Platformen zoals Zoom, Meet, Teams bieden heel wat voordelen tijdens het hybride werken. Maar of je nu digitaal vergadert of niet, let op voor de valkuilen. 

Wie sluit best aan bij welke meeting? Is het onderwerp altijd duidelijk? Zoeken we naar een oplossing tijdens het overleg of willen we gewoon van gedachten wisselen? Meestal is het antwoord op die vragen onduidelijk. Gevolg? Meetings duren soms veel te lang, leveren geen duidelijk resultaat op en deelnemers haken af door de onduidelijke scope.

Climb it up!

Climb it up! is een jonge start-up die helpt om efficiënter en doelgerichter te vergaderen. Hun oplossing is nog in ontwikkeling. Maar we mochten het prototype al eens uittesten in de Work out Room.

Hoe werkt het? 

Climb it up! gebruikt een methodiek om beter te vergaderen. De essentie: baken de uitdaging duidelijk af. En los die stapsgewijs op in een vergadering van maximaal een uur. Gebruik daarvoor een speelse methodiek die helpt om efficiënt te vergaderen.
 
Eerst kiezen de deelnemers de uitdaging die ze willen oplossen tijdens de vergadering. Daarvoor worden verschillende issues op kaartjes geschreven. Na stemming beslissen de deelnemers welk probleem ze gaan aanpakken.

De gekozen uitdaging wordt vervolgens uitgesplitst in deeluitdagingen. Dit zijn de onderliggende problemen van de uitdaging. 

Daarna start de klok en word je meegezogen in de speelse methodiek. Een spelbord en dobbelstenen bepalen het verloop. Soms moet je een speelse opdracht uitvoeren, soms een deeluitdaging uitwerken. Af en toe krijg je de keuze. Het spel bepaalt ook met hoeveel deelnemers je dit telkens doet.

Het achterliggende idee

Deze afwisseling tussen de korte speelse opdrachten en het eigenlijke denkwerk:

• stimuleert samenwerking,
• houdt alle deelnemers alert,
• traint deelnemers om snel en concreet te overleggen over hun aanpak. 

De tijdsdruk zorgt ervoor dat het vooruit gaat. Een uur vergadering is verrassend kort. Maar nog verrassender is wat je allemaal gedaan krijgt. Zeker dankzij een gestructureerde en stapsgewijze aanpak. 

Conclusie

Aan het einde van onze vergadering kregen we inzicht in ons gedrag en praktische tips over hoe we als team konden groeien. Dit waren bijzonder rake observaties. Wat ons opviel, deze feedback was kort en ‘hands-on’. Geen dashboards en powerpoints, ideaal!

Als testkonijnen gaven we op onze beurt feedback over onze ervaring. Innovatie zit soms waar we het niet zoeken. Zonder gesofistikeerde technologie biedt Climb it up! een speelse methodiek om beter te vergaderen. Het is bijzonder snel aan te leren en eenmaal je het onder de knie hebt, kun je het ook echt blijven gebruiken in al je vergaderingen. 

Interesse?

Climb it up! is nog in ontwikkeling. Wil je het toch al eens uittesten? Contacteer hen dan voor een demo of test.”

Het team van de Work out Room

Gepost op 2 mei 2022