U bent hier

Guido's gedacht: meetings

Een van de redenen waarom ik als kleine zelfstandige aan de slag ben gegaan, is de immense afkeer die ik -na twintig jaar corporate gedoe- heb overgehouden aan window dressing. De politieke vaardigheid die je nodig hebt om te overleven in een bedrijfsomgeving en het belang dat men hecht aan ‘vergaderingen’. Vergaderen is bijna een job op zichzelf.

Ik moest er aan denken toen ik onlangs weer, tegen beter weten in, een opdracht aanvaard had voor een groot bedrijf. Er kwam veel overtuigingskracht bij kijken van een goede vriend, die daar werkte, en die me beloofde dat het deze keer anders zou zijn.

En dus trok ik naar Brussel om mezelf terug te vinden in een meeting waarvan ik niet wist wat ik er eigenlijk deed. Dat was niet eens zo erg, die anderen wisten het ook niet. En dus werd er gepraat, ronkende volzinnen werden er uitgesproken en iedereen scheen te doen alsof alles moeilijk was. Dat leek meteen ook het doel van de meeting. ‘Laat het vooral niet simpel zijn, want anders lijkt het alsof we ons salaris voor niets krijgen.’

Omdat ik nog steeds naïef probeer te blijven heb ik dan maar het initiatief genomen, zowat het stomste wat je kunt doen. Het leek me ook dat iedereen stuurloos was en dat ze naar mij keken… Mijn aanpak is vanaf dan het gidstouw geworden waaraan de andere blinden voortstrompelden.

Ultiem lag dus ook de verantwoordelijkheid voor het lukken of falen van het project bij mij. Zo zou later blijken.

Omdat het een totaal andere aanpak was dan wat ze gewoon waren, dienden er verdere meetings ingepland te worden. Statusmeetings, overlegmeetings, aftoetsmeetings, het hield niet op. En de kleine elegante oplossing die ik voor ogen had, werd langzaam maar zeker een monster. Een gedrocht, waaraan iedereen alles kon ophangen waarvan je op zicht al zag dat het nooit mooi zou worden, maar wel stof gaf voor eindeloos samenzitten. En iedereen had er een beetje aan meegewerkt.

Je merkt hoe vergaderingen ingeburgerd zijn in grote organisaties. De meeting rooms boeken en beheren, is een vak apart geworden. Er zijn er nooit genoeg, iedereen improviseert voortdurend in de cafetaria of in het bureau van de baas ‘want die zit toch de hele dag in meeting’. Mensen zitten gevangen in die bokalen, te luisteren naar elkaar en ondertussen krampachtig mailachterstand op te halen. En ze vinden het best. Het lijkt op werk, de dag is zo voorbij en het geeft een lekker stressy gevoel want het is druk, druk, druk.

Toen ik zelf teams leidde deed ik dat anders. Mijn meetings waren staande en werden voorafgegaan door een korte nota waarin het doel van de meeting werd aangekondigd. Wie de meeting voorzat gaf kort aan wat er diende te gebeuren en deelde daarna de taken en verantwoordelijkheden uit. Het duurde nooit langer dan 20 minuten, het was efficiënt en het werkte.

Behalve dat er hier en daar gemor was. Dat we nooit samenzaten, en dat we geen tijd namen voor de dingen. Tijd neem je thuis, met een Stella…

 

Guido Everaert

 

Guido Everaert is blogger, schrijver, spreker en columnist. Daarnaast werkt hij als lector 'web content' en 'storytelling' aan de Karel de Grote-Hogeschool. Zijn interesse? De schone en minder schone kantjes van de mens.

Guido blogt ook op www.justguidooohh.com.

Reacties

Het echte werk gebeurt buiten de vergadering om. Vele vergaderingen zorgen voor never coming solutions, wegens dat niet doelgericht wordt gewerkt en vaak de managers dingen opdringen met uitgevonden argumenten, waarvan de medewerkers weten dat zij de kans niet kregen de juiste argumenten aan te brengen. Met praten alleen kom je er niet, DOEN is wat die praters veelal niet in de vocabulair hebben. Heb in het verleden reeds mijn gedacht gezegd over de vergaderval en zelfs vergaderingen geweigerd wegens dat voor dat bepaald onderwerp het bezighoudingspraat zou zijn waar ik geen tijd aan verlies als je echt wel weet wat er dient te gebeuren.
De bedoeling van het artikel is allicht om te shockeren. Dat is gelukt. Het is echter ook te sterk veralgemeend. Ik ben niet akkoord om te zeggen dat in ons bedrijfsleven vandaag de geschetste karikatuur of een 80%-versie ervan de teneur weergeeft. Ik ontmoet veel vergaderaars, bijna elke dag. 80% ervan hebben er wel kaas van gegeten om de timing te respecteren, een agenda op te stellen, samen te vatten, niet te laten uitweiden of te monopoliseren. Er is nog werk aan de winkel, dat wel, maar gelukkig vergaderen de meesten niet graag, en dus efficiënter dan vroeger.
Zo herkenbaar in VDAB. De palavercultuur heerst hier ook. Kleine problemen opblazen tot ze onoplosbaar worden. Groot verlies aan efficientie en productiviteit en bovendien stressverhogend. Waarom niet ALLE vergaderingen beperken tot max 1 uur??

Reageer