U bent hier

Vijf tips voor heldere mails

E-mail is een handig communicatiemiddel op het werk. Alleen laat de kwaliteit van heel wat mails te wensen over. Ze zijn vaak oeverloos lang en onduidelijk. Hoe kan het anders? Vijf eenvoudige tips. 

Tip 1: gebruik ‘aan’,  ‘cc’ en ‘bc’ op de juiste manier

  • Aan: plaats hier enkel adressen van collega’s van wie je een reactie verwacht.
    Beperk je bij voorkeur tot één adres. Hoe meer adressen je gebruikt, hoe kleiner de kans dat iemand reageert. Iedereen denkt dan immers dat de ander het wel regelt.

    Gebruik je toch meerdere adressen? Spreek degene van wie je een actie verwacht dan persoonlijk aan in je bericht: ‘Frank, kan jij me die nota bezorgen?’, ‘An, wil jij die meeting beleggen…’.

  • Cc: dit veld is bestemd voor collega’s die op de hoogte moeten zijn, maar waarvan je geen reactie verwacht. Overdrijf echter niet met het aantal adressen in cc. Zelfs al moeten de bestemmelingen niet reageren, je vult wel hun mailbox en hun tijd -want ze moeten het bericht wel lezen.

  • Bc: heb je een standaardboodschap voor verschillende betrokkenen die elkaar niet kennen (bijvoorbeeld: een uitnodiging voor een conferentie)? Zet dan enkel jouw adres bij ‘aan’ en die van hen bij ‘bc’ (blind copy). Zo zien de betrokkenen enkel jouw adres en het hunne, en niet de adressen van alle betrokkenen.

    Bovendien vermijd je zo dat boven je mail een lange lijst adressen staat, waardoor lezers ver naar beneden moet scrollen om je mail te lezen.

Tip 2: kies een duidelijke titel

Maak meteen in je onderwerp duidelijk waarover je mail gaat. Een goede titel is kort, maar ook concreet. Bijvoorbeeld:

  • ‘Vraagje’ is kort, maar vaag. Beter is: ‘Vraag over programma teambuilding’.

  • Ook ‘Vergaderen’ is kort, maar nietszeggend. Kies liever: ‘Vergaderdata februari 2019’.

Tip 3: spreek je lezer aan

Dat is beleefd én het maakt je boodschap persoonlijker.

  • Is je mail gericht aan één persoon? Gebruik dan de naam van de geadresseerde. Bijvoorbeeld: ‘Dag Cindy’.

  • Schrijf je een groep mensen aan of ken je de naam van je lezer niet? Spreek hen dan aan met hun rol of functie.
    Bijvoorbeeld: ‘Dag collega’s’, ‘Dag deelnemers’, ‘Beste lezers’.

Tip 4: zet de kern van de boodschap meteen in de eerste alinea

Kom na de aanspreking direct to the point en formuleer kort en bondig waarom je mailt en welke actie je verwacht.

Daarna kan je nog altijd wat extra info, of een bedenking toevoegen.

Dus niet:

Dag Karen,

Ik mail je even met een beetje een vervelende vraag. Ik hoop dat je even tijd kan maken hiervoor. Het is namelijk wel belangrijk.

Ik heb via via opgevangen dat je de deelnemerslijst voor de infosessie al aan de lesgever hebt bezorgd. Ik dacht dat we afgesproken hadden dat geïnteresseerden zich tot morgen konden inschrijven… Er zullen zich nog mensen willen inschrijven, heb ik gehoord…

Groeten, Sandra

Maar wel:

Dag Karen

Ik heb van Eric gehoord dat je de deelnemerslijst voor de infosessie al aan de lesgever bezorgd hebt. De afspraak was dat geïnteresseerden zich tot morgen konden inschrijven. Voeg jij de namen van de mensen die zich vandaag en morgen aanmelden nog toe aan de lijst?

Ik weet dat een beetje een vervelende vraag is, maar het is wel belangrijk. Bedankt om hier tijd voor te maken.

Groeten, Sandra

Tip 5: vermijd telegramstijl, en gebruik geen afkortingen of vaktermen

Je boodschap kort en bondig formuleren betekent niet dat je geen volledige zinnen hoeft te schrijven of leestekens overboord mag gooien.

Gebruik ook liever geen afkortingen zoals mevr., grtz, mvg, asap… of vaktermen. Niet elke lezer zal begrijpen wat je bedoelt.

Dus niet:

Jan,

tool moet asap offline data breach blijkbaar...doe het asap

grtz Frank

Maar wel:

Dag Jan,

De uitbetalingstool ‘Paynow’ moet zo snel mogelijk offline gehaald worden. Er is blijkbaar een datalek. Ik doe het meteen.

Groeten, Frank

 

Bron: overheid.vlaanderen.be/tips-voor-heerlijk-heldere-mails

 

Ingrid Van Wanzeele

Reageer

Je e-mailadres wordt niet getoond op de website.

Reacties

Een heel duidelijke boodschap die echt heel aandachtig gelezen moet worden. 40 jaar ervaring (startend met de voor velen onbekende "ponskaarten") moet een mail zijn zoals de "antieke TELEX". Denk na over wat je "eigenlijk/feitelijk" wil zeggen en geef zo nodig een duidelijke respons