U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Elke dag vergaderen

Heb je het gevoel dat je niet genoeg uit je werkdag haalt? Organiseer met je team een dagelijkse stand-up-meeting. Tina: “Tijdens de meeting is het de bedoeling dat je zegt wat je gisteren deed en wat je vandaag gaat doen. Door dit luidop te zeggen, is de kans groter dat je je eraan houdt. Het werkt echt: ik vertoon geen uitstelgedrag meer!”

Stand-up-meetings -of kortweg stand-ups- zijn een bekend begrip in de IT-sector. Ze zijn dagelijkse kost voor heel wat teams die softwareproducten ontwikkelen. Een stand-up, die volgens de regels van de kunst georganiseerd wordt, heeft een aantal kenmerken.

  • De meeting wordt dagelijks georganiseerd. Ze vindt altijd op hetzelfde tijdstip plaats en dezelfde locatie: ’s morgens vroeg in het kantoor waar het team werkt.
     
  • Ze begint stipt en duurt maximaal 15 minuten. De meeting gaat altijd door, ook al zijn er afwezigen.
     
  • De teamleden staan recht en vormen een kring. Ze beantwoorden om de beurt drie vragen:
    • wat heb ik gisteren gedaan,
    • wat ga ik vandaag doen en
    • welke problemen houden me tegen?
  • Tijdens de meeting worden er enkel zaken gemeld. Verdere besprekingen worden uitgesteld tot erna.

Nood aan deadlines

Stand-ups zijn niet alleen nuttig binnen de IT-sector. Darek Krzywania, die al 10 jaar zulke vergaderingen begeleidt in bedrijven, legt uit: “Ze zijn interessant voor elk team dat efficiënt wil samenwerken. Er zijn drie belangrijke voordelen aan verbonden. Ten eerste komen er dankzij stand-ups sneller problemen aan het licht en kan er ingegrepen worden voor het te laat is. Ten tweede zijn ze een handig middel om aan time management te doen. Ze helpen de teamleden om hun werk te plannen en zich aan hun planning te houden. En ten derde verhogen ze de betrokkenheid van de teamleden.”

Tina kan dit beamen. Haar team organiseert nu al anderhalve maand elke ochtend om 9.45 uur een stand-up. Ze vertelt: “De laatste tijd ging het niet zo goed meer op mijn werk. Ik had een aantal nieuwe projecten gekregen, maar die waren niet echt dringend. Doordat er geen deadline was, kon ik me niet motiveren om me eraan te zetten. Ik vertoonde uitstelgedrag. Toen ik dit vertelde aan een collega, stelde ze voor om een stand-up-meeting te organiseren. Zij komt af en toe op onze IT-afdeling en had gezien hoe zo’n meeting in zijn werk gaat. De rest van mijn collega’s ging akkoord en zo geschiedde.”

Benen strekken

Sindsdien is Tina opnieuw supergemotiveerd. Ze legt uit: “Dankzij de stand-up is er nu een vorm van sociale controle. Ik zeg luidop tegen mijn collega’s wat mijn prioriteiten zijn voor die dag en dit stimuleert me om ze ook echt uit te voeren. Mijn uitstelgedrag is inmiddels verdwenen en ik heb weer energie. Verder is het ook fijn om te horen met welke projecten de anderen bezig zijn. Hierdoor voel ik me meer betrokken. En het maakt het ook gemakkelijker om een suggestie aan te brengen of om feedback te geven. Als iedereen achter zijn eigen bureau blijft zitten en zijn eigen projecten uitwerkt, is dit veel minder het geval.”

En de collega’s van Tina? Zij zijn ook enthousiast. Al ziet Dirk de meerwaarde niet helemaal. Hij vertelt: “We werken allemaal samen in één ruimte, dus we kunnen al voldoende kortsluiten, vind ik. Bovendien zien mijn werkdagen er min of meer hetzelfde uit. Ik verwerk vooral vragen die binnenkomen via mail en heb weinig te plannen. Ik heb dus vaak niets nieuws te melden als ik de drie vragen beantwoord. Wat ik dan weer wel leuk vind aan de stand-up is de gelegenheid even mijn benen te strekken en niet de hele tijd aan mijn bureau te zitten. Een niet te onderschatten voordeel!”

 

Barbara Peirs

Reageer