U bent hier

Tips voor een succesvolle zakenreis

Stefaan is manager bij een Japanse multinational en heeft 30 jaar ervaring met zakenreizen. Hij geeft negen tips die van onschatbare waarde zijn tijdens een buitenlandse trip. Over nachtvluchten, gestolen geld en pralines.

Tip 1: bereid je inhoudelijk voor

Als je de moeite doet om naar een ander land te reizen, verwachten de mensen waarmee je een afspraak hebt dat je een welomlijnd doel hebt en dat je beslissingsbevoegdheid hebt. Wat heeft het voor zin dat je helemaal tot daar gereisd bent, als je op het einde van de meeting moet zeggen: “Sorry, maar hiervoor moet ik eerst nog eens afstemmen met mijn collega’s op het thuisfront?”

Bereid je daarom inhoudelijk goed voor en praat alles door met je baas en collega’s. Zo krijg je genoeg autoriteit en kan je zelf knopen doorhakken en beslissingen nemen.

Tip 2: maak een road map

Neem een kaft mee met alle info die je nodig hebt, gerangschikt per dag. Je vliegtuigpapieren, de info over het hotel, het tijdschema van de meetings, wie aanwezig zal zijn, de onderwerpen die je wil bespreken tijdens de meetings en alle belangrijke mailcorrespondentie die er geweest is rond die onderwerpen.

Als je meeting begint, kan je je papieren rond het onderwerp op tafel leggen. Zo merken je gesprekspartners dat je weet waarover je spreekt en zet je meteen de juiste toon. Vaak hebben ze zelf helemaal niks bij. Of soms hebben ze wel een laptop, maar duurt het een eeuwigheid voor ze ze de juiste documenten gevonden hebben.

Tip 3: ga na of je een goede reisverzekering hebt

Check vooraf bij je werkgever welke reisverzekering je hebt. Dat is erg belangrijk. Als je bijvoorbeeld ziek wordt in Amerika, kost het een fortuin om je te laten verzorgen. Komt de verzekering niet tussen, dan moet je dit uit je eigen zak betalen. En kan je alleen maar hopen dat je werkgever dit achteraf gaat terugbetalen.

Of stel dat je je bagage kwijt bent. Wie dekt dan je kosten? Als je een goede reisverzekering hebt, kan je op hun kosten nieuwe kleren en spullen kopen.

Tip 4: eis wat luxe van je werkgever

Verwacht je werkgever dat je op zakenreis gaat? Dan mag je in ruil wat luxe eisen. Heb je bijvoorbeeld een nachtvlucht? Vraag dan om in business class te mogen reizen. Als je meer beenruimte hebt, slaap je beter en ga je de dag erna ook beter presteren. Dat rendeert.

Bij mij gebeurt het vaak dat ik ’s morgens vroeg aankom na een hele nacht reizen en dat ik om 8 uur al direct mijn eerste meeting heb. Als ik dan niet goed geslapen heb, wordt het een heel lange dag.

Tip 5: reis licht

Neem niet te veel bagage mee. Ik zorg er altijd voor dat ik alleen maar handbagage bij heb. Zo moet ik in de luchthaven niet wachten op mijn koffer en loop ik geen gevaar dat mijn spullen zoek raken. Bovendien ben ik flexibeler.

Ik herinner me een Japanse collega die drie gigantische valiezen bij had. Gevolg: hij moest speciaal een aparte taxi laten komen, want zijn bagage kon niet in onze wagen. 

Tip 6: breng iets kleins mee uit België

Koop in de luchthaven wat chocolade of iets anders typisch Belgisch voor je collega’s en klanten. Mensen zijn positief verrast als je plots een doos pralines bovenhaalt. Zo stel je je kwetsbaar op en toon je iets van je eigen cultuur. Dat schept een band en breekt het ijs. Ruilhandel bestaat niet voor niets al eeuwen.

Het gaat ondertussen al zover dat het zoontje van een van mijn Turkse collega’s me de ‘chocolate man’ noemt. Het weet dat ik altijd chocolade meebreng.

Tip 7: bouw reservetijd in

Overlaad je programma niet. Laat één namiddag vrij en zorg voor voldoende speling tussen je afspraken. Er loopt altijd wel iets fout waardoor je extra tijd nodig hebt.

Als je in grootsteden zoals Teheran of Istanbul bijvoorbeeld een taxi moet nemen om naar een afspraak te gaan, kan je gemakkelijk drie uur vastzitten in het verkeer. Het is best om hierop te anticiperen.

Tip 8: probeer iets van het land te zien

Bezoek een populaire bezienswaardigheid in het land. Dit lijkt misschien verloren tijd, maar dat is het geenszins: het bezorgt je een moment van ontspanning, en je collega’s of klanten waarderen het enorm.

Maak je hier geen tijd voor vrij, dan lijkt het alsof je hun land niet belangrijk vindt. Een bezienswaardigheid bezoeken, is een vorm van respect. Bovendien levert het gespreksstof op.

Tip 9: investeer in menselijke relaties

Ga je regelmatig naar hetzelfde land op zakenreis? Investeer in de relaties met je collega’s en klanten. Zorg dat je een paar woorden in hun taal kent, nodig hen uit om iets te gaan eten, breng een bezoekje aan hun familie, ga iets drinken, sport samen… Zo ontstaat er een zakelijke vriendschap waar je een beroep op kan doen als je problemen hebt.

In Iran schoot ik bijvoorbeeld erg goed op met mijn collega Majid. Op een keer was al mijn cash geld gestolen: 1.500 euro. Ik wist dat mijn chauffeur het geld had gestolen, maar kon dit niet bewijzen. Majid heeft me er toen op gewezen dat er in mijn hotel een kantoor van de geheime staatsdienst gevestigd was. Die zeiden me: “We will find him!” Majid is daarna samen met mij nog de hele week van het ene politiekantoor naar het andere geweest en uiteindelijk ben ik voor de politierechter verschenen. Met succes: ik heb mijn geld teruggekregen. Zonder mijn vriendschap met hem was dat nooit gelukt.”

 

Barbara Peirs

Gepubliceerd in