U bent hier

Beter videovergaderen

Voor corona uitbrak was het nog iets obscuur, maar nu is videovergaderen mainstream gegaan. Nog niet iedereen voelt zich thuis in de virtuele vergaderruimte. Enkele tips om videovergaderingen vlotter te laten verlopen.

Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet… Het was voor velen in hun kot de enige vorm van contact met de collega's.

En het ziet er naar uit dat ook na de coronacrisis meer en meer mensen aan thuiswerk gaan doen.

Je hoeft niet zo nodig eerst een uur op de trein te zitten om aan een vergadering deel te nemen. Maar nog niet elke videovergadering verloopt even efficiënt…

Met mate

Net zoals je niet voor het minste een vergadering belegt, doe je dat ook niet met een videovergadering.

Is het efficiënter om gewoon te bellen naar een collega of een mailtje te sturen? Doe dat dan en organiseer niet voor elk klein probleem een videovergadering.

Is een online meeting toch het meest geschikte communicatiemiddel? Probeer het aantal deelnemers beperkt te houden.

Hoe meer mensen in een videovergadering, hoe groter de kans dat iedereen door elkaar begint te praten en er chaos ontstaat.

Word je zelf uitgenodigd voor een vergadering waar je maar weinig aan kan bijdragen? Vraag dan of je wel echt aanwezig moet zijn, en geef desnoods je input mee aan iemand anders die wel meedoet.

Agenda

Een videovergadering moet een duidelijk doel hebben. Stel dus op voorhand een agenda op van wat je allemaal wil bespreken en hou je daar aan. 

Verlies ook de tijd niet uit het oog en breek een discussie af als ze te lang doorgaat. 

Gespreksleider

Spreek af wie de rol van gespreksleider op zich neemt. Die kan dan de timing in de gaten houden, zorgen dat alle onderwerpen aan bod komen en dat iedereen gehoord wordt.

Na de vergadering zet de gespreksleider best nog even op mail wat er allemaal besproken is en wat er van iedereen verwacht wordt.

De juiste technologie

Een geslaagde videovergadering begint bij een stabiele internetverbinding en een werkende microfoon en camera. 

Je test best op voorhand of je volledig klaar bent om aan de videovergadering deel te nemen.

Het is ook aan te raden om een headset te gebruiken. Zo hoeven mensen in je buurt niet mee te luisteren met het gesprek. 

Ook de andere deelnemers aan de vergadering zullen je dankbaar zijn. Want als jij een headset op hebt, horen zij minder omgevingsgeluiden dan als je gewoon de microfoon van je computer gebruikt. 

Sowieso installeer je je best op een rustig plekje waar niemand jou stoort en jij niemand anders stoort. Zo kan je in alle rust vergaderen en raak je niet afgeleid door je omgeving.

Kies ook een videoplatform waar elke deelnemer goed mee kan werken. Moet iemand tijdens de vergadering bijvoorbeeld beginnen te zoeken hoe hij zijn scherm kan delen? Dan leidt dit tot tijdverlies en frustratie.

Lachen niet verboden

Het is belangrijk om de agenda en timing in de gaten te houden, maar dit betekent niet dat je er meteen moet invliegen.

Vraag voor de vergadering gerust even hoe het met iedereen gaat en hou het luchtig. 

Mensen hebben ook vanuit hun kot nood aan sociaal contact. Aan het begin of einde van een videovergadering kan je daar dan ook de ruimte voor maken, zodat iedereen weer de nodige energie heeft om verder te werken.
 

Diederik Van Vlem

Gepubliceerd in