U bent hier

Succesvol video-vergaderen

Video-vergaderen via Google Hangout of Skype is handig omdat je vanop verschillende locaties aan de meeting kan deelnemen. Helaas kan er ook heel wat foutlopen. Hoe vermijd je dit? Negen tips.

Zorg voor stilte en privacy

Ben je van plan om de videoconferentie op kantoor te volgen? Reserveer een lokaal waar je in alle rust kan luisteren en praten zonder andere collega’s te storen, of door hen gestoord te worden. 

Is het niet mogelijk om apart te zitten? Gebruik dan een koptelefoon of oortjes. Zo hoor jij beter wat er tijdens de meeting wordt gezegd, en moeten de collega’s die in je buurt werken niet meeluisteren. Dit komt ieders concentratie ten goede.

Volg je de vergadering thuis? Zet je radio uit, stuur huisgenoten en dieren naar een andere kamer en sluit de ramen. Straatlawaai kan erg storend zijn, zowel voor jou als voor de andere deelnemers.

    Ruim op

    Tijdens een videovergadering kom niet alleen jij in beeld, ook de omgeving achter jou is zichtbaar voor alle deelnemers.

    Zorg ervoor dat de ruimte die in beeld komt opgeruimd en netjes oogt. Een open kast waar allerlei rommel uitpuilt, is uit den boze.

    Test of je apparatuur werkt

    Neem voor de videoconferentie begint, een paar minuten de tijd om te testen of alles werkt:

    • Is je internetverbinding stabiel?
    • Werken je webcam en microfoon?
    • Staat je geluid aan?

    Positioneer je goed

    • Plaats je webcam op ooghoogte. Zo kijk je niet boven of onder de andere deelnemers heen.
    • Ga op een armlengte afstand van de camera zitten. Dan pas je mooi in het beeld.
    • Ga niet voor een raam zitten want dan is er teveel tegenlicht.

    Bereid je voor

    Bereid je voor zoals je dit bij een gewone vergadering ook zou doen: bekijk de agenda, lees de nodige documenten door en leg pen en papier klaar om nota’s te nemen.   

    Wees op tijd

    Zorg ervoor dat je je op tijd aanmeldt, op het afgesproken tijdstip. Er is niets vervelender dan met z’n allen online te zitten wachten op laatkomers.

    Gebruik de mute-knop

    Is het onmogelijk om de vergadering vanuit een stille ruimte te volgen? Of ben je verkouden en moet je hoogstnodig je neus snuiten? 

    Gebruik de ‘mute-knop’ op de momenten dat je niet aan het woord bent.

    Zo schakel je je microfoon uit en blokkeer je de geluiden die vanuit je omgeving afkomstig zijn. De andere deelnemers zullen je dankbaar zijn!

    Richt je vraag tot één persoon

    Heb je tijdens de vergadering een vraag? Richt je dan duidelijk tot de persoon van wie je een antwoord verwacht door zijn naam uit te spreken.

    Tijdens een videovergadering is het moeilijker om elkaars lichaamstaal te lezen. Door duidelijk te maken aan wie je de vraag stelt, vermijd je dat er stiltes vallen of dat verschillende mensen gelijktijdig het woord nemen.

    Neem afscheid

    Loopt de meeting op zijn einde? Zeg dan eerst even gedag tegen de andere deelnemers, voor je de vergadering verlaat.

     

    Ingrid Van Wanzeele

    Gepubliceerd in