U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Afwijzen doe je zo

Afwijzen doe je zo
© Shutterstock

Een afwijsmail ontvangen is nooit leuk. Zeker niet als die bot is of niet meer dan een standaardzin bevat. Dat het ook anders kan bewijst het Nederlandse bedrijf Movacolor. Hun afwijsmail ontlokte sollicitante Atty van de Brake de reactie: 'Wauw, een pluim voor Movacolor!' Nieuwsgierig geworden? Lees en leer.

Atty van de Brake heeft verschillende jaren ervaring als communicatieadviseur en journalist. Sinds november 2012 is ze volop aan het solliciteren, en ontving ze meerdere 'standaard' afwijsbrieven. Ze vertelt: 'De inhoud van die brieven klopt zelden. Ik voldoe doorgaans wel aan de eisen, terwijl er toch vaak staat dat ik dat niet doe. Dat is frustrerend. Op de duur reageer je gelaten. Het wordt al snel 'oh, daar is er weer eentje', een soort murw reageren.'

Toen Movacolor, een fabrikant van doseermachines voor plasticproducenten, een vacature publiceerde voor marketing communicatieadviseur, solliciteerde ze. Ze werd niet geselecteerd voor een gesprek, maar kreeg deze keer wel een uitgebreide en onderbouwde afwijsmail (zie onderaan in het kader). Atty: 'Ik riep hardop: "Wauw', na de afwijsmail van Movacolor. Ik had voor het eerst het gevoel dat er een mens aan de andere kant zat, die zich had ingeleefd. Al was het niet 100% persoonlijk gericht, het voelde wel alsof mijn brief zorgvuldig was bekeken. Ik heb het meteen getweet en schreef er een blogpost over. Die post is meer dan 22.000 keer bekeken en dat maakt me trots. Het betekent dat heel wat mensen zich erin herkennen. Tastbare, positieve gevolgen heb ik hierdoor nog niet ondervonden, maar wie weet komt dat nog!'

Alleen maar winnaars

De meeste bedrijven besteden geen aandacht aan afwijsmails, maar beschouwen het als een noodzakelijk kwaad dat best zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt. Wij vroegen Lonneke Franzen, hr-verantwoordelijke bij Movacolor, waarom zij het anders aanpakken. Lonneke: 'Ten eerste vinden wij het maar zo fatsoenlijk om aandacht te besteden aan onze sollicitanten. Zij besteden immers ook aandacht aan ons. We zien vaak prima kandidaten die, mits een paar aanwijzingen, sneller aan werk zouden geraken. Waarom zouden we dit dan niet met hen delen? Ten tweede past deze houding bij onzebedrijfscultuur en kernwaarden, nl. controle, ondernemerschap en betrouwbaarheid. Dit is wat wij klanten, distributeurs en leveranciers beloven. Het zou vreemd zijn mochten we dit niet doortrekken naar onze sollicitanten.'

Bedrijven die mopperen dat er te veel tijd gaat in zitten, snoert Lonneke vakkundig de mond. 'Ja, er gaat meer tijd inzitten dan in een standaardtekst waarvan je veel voorbeelden op internet vindt. Maar met een uurtje schrijven ben je al heel ver, en je krijgt er veel goodwill voor terug. Als deze sollicitanten iets hebben aan onze reactie en een positief beeld van Movacolor hebben gekregen, dan zijn er toch alleen maar winnaars?'

Tot slot geeft Lonneke nog enkele tips over hoe je een goede afwijsbrief schrijft.

  • Schrijf alsof je een brief naar je beste vriend schrijft. Een persoonlijke toon geeft de organisatie een gezicht. Laat standaardteksten links liggen. Met de opmerking 'je voldoet niet aan het profiel' kan een sollicitant weinig.
  • Vermijd het woord 'niet' zoveel mogelijk. Dit heeft een negatieve klank en het weerhoudt je ervan om opbouwend te schrijven.
  • Licht de punten toe waar je op hebt gelet. Een sollicitant heeft hier wat aan en kan er zelf z'n conclusies uit trekken. Heeft een kandidaat al een aantal keer te horen gekregen dat z'n opleiding minder goed aansluit, dan kan hij er bijvoorbeeld voor kiezen om een aanvullende cursus te volgen.
  • Maak van een afwijzing een waardevol contactmoment. Maak van de sollicitant een ambassadeur. Misschien zijn er voor deze vacature geschiktere kandidaten, maar in de toekomst kan er best een vacature langskomen waar deze persoon wel geknipt voor is. Of hij kent iemand die wel geschikt is en stuurt de vacature naar hem door.
     

De afwijsmail

Beste sollicitant,

En daar lagen ze dan: 57 mooie sollicitatiebrieven. De selectie van kandidaten stelde ons voor een lastige keuze, want er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen. Uiteindelijk hebben we 8 sollicitanten geselecteerd waarmee we in gesprek gaan. Helaas is onze keuze hierbij niet op jou gevallen.

Globaal kunnen we aangeven waar we op gelet hebben, zodat je zelf alvast kunt kijken of het op jou van toepassing is. Vind je het desondanks toch prettig om meer informatie te ontvangen of herken jij je niet in onderstaande dan mag je mij altijd mailen, dan pak ik je sollicitatie er even bij en zal ik je per mail een terugkoppeling geven.

  • We hebben gelet op werkervaring en dan met name op werkervaring in een B2B omgeving. Sommige kandidaten scoorden prima op opleiding, maar hadden nog net iets te weinig werkervaring. Of de werkervaring was vooral B2C gerelateerd.
  • Verder keken we of de opleiding aansloot bij de functie. Een aantal kandidaten was bijvoorbeeld meer opgeleid richting eventmanagement of vooral grafisch georiënteerd.
  • Kandidaten die deze functie wilden combineren met een eigen bedrijf hadden niet onze voorkeur.
  • Sommige sollicitanten stuurden ons alleen een cv en geen motivatie. Wanneer er dan meerdere geschikte kandidaten zijn, loop je het risico dat een ander wordt geselecteerd.

Wat ons verder opviel:

  • Schrijf- en spelfouten mogen eigenlijk niet voorkomen in een sollicitatiebrief.
  • We ontvingen ook een sollicitatie die bestemd was voor een andere organisatie en een brief van iemand die per ongeluk twee sollicitaties verstuurde (zelfde brieven voor verschillende organisaties). Ook kwam er een mail voorbij met in het onderwerp: FW sales functie …
  • Het is niet heel charmant om in de aanhef de naam van de directeur te zetten, terwijl in de vacature duidelijk is aangegeven aan wie de sollicitatie geadresseerd dient te worden.

En dan nog dit. Oudere sollicitanten wezen ons op de kwaliteiten die zij gezien hun ervaring meebrengen. Daar zijn wij het helemaal mee eens. We hebben dus ook niet op leeftijd (of geslacht) gelet, maar op bovengenoemde punten.

We willen je bij deze bedanken voor je inzet. We hopen van harte dat je niet wordt ontmoedigd door deze afwijzing; er zaten gewoon heel veel geschikte kandidaten tussen. Mensen van wie we zeker weten dat ze een baan zullen vinden die bij hen past. En jij bent daar vast en zeker een van.

 

Elke Duprez

 

www.attyvandebrake.nl

www.movacolor.com

Gepubliceerd in