U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Het beroep van: Procurement officer ICT Jana

Het beroep van: Procurement officer ICT Jana
  • Leeftijd: 32
  • Diploma’s: licentiaat geschiedenis
  • Ervaring: 5 jaar

Hoe ben je in dit beroep terechtgekomen?
Jana: “Het was nooit mijn bedoeling om in de ICT-sector aan de slag te gaan, maar toen ik na mijn studies niet meteen een job vond als historicus, ging ik in op het aanbod van een vriend. In het bedrijf waar hij werkte zochten ze een extra verkoper voor softwarelicenties. Zowel verkoop als softwarelicenties waren totaal onbekend terrein voor mij, maar ik vertrouwde erop dat ik alles al doende onder de knie zou krijgen. De ploeg waarin ik terechtkwam was super, en ik bleek -nadat ik ingewerkt was- een betere verkoper te zijn dan ik ooit had kunnen denken. Resultaat: ik bleef er 5 jaar hangen. Daarna volgden enkele ‘jobswitches’ in de sociale sector, maar omdat ik daar mijn draai niet vond, keerde ik terug naar de ICT-sector. Deze keer kwam ik terecht aan de andere kant: ik werd procurement officer ICT bij een bank -dat betekent zoveel als aankoper van softwareproducten voor de medewerkers van de bank.”

Wat houdt je werk concreet in?
Jana: “Een bank heeft heel wat software nodig. Zowel generieke -zoals Word, Excel, Adobe… - als specifieke, zoals software voor online banking, verzekeringsplatformen... Als procurement officer is het mijn taak om die software aan een goede prijs, bij een betrouwbare leverancier aan te kopen. Daarvoor bespreek ik eerst grondig met m'n collega’s wat het product allemaal moet kunnen. Zo kan er een degelijk lastenboek opgesteld worden waarmee ik naar de leveranciers trek. De beste -en dat is niet bij voorbaat de goedkoopste!- haalt het contract binnen. Vervolgens bewaak ik of de leverancier zich houdt aan de gemaakte afspraken, en geef ik informatie over het contract aan collega’s die erom vragen. Het laatste jaar hou ik me ook bezig met het optimaliseren van de aankoopprocessen op onze afdeling. Dat is nodig omdat elke procurement officer momenteel werkt volgens zijn eigen werkwijze, wat soms problemen oplevert. Door het aankoopproces te stroomlijnen en te verbeteren, probeer ik problemen in de toekomst te vermijden.”

Wat is het fijnste aspect van je job?
Jana: “Ondanks het feit dat ik deeltijds werk, kan ik me met boeiende dossiers en projecten bezighouden. Mijn commercieel en organisatorisch talent wordt voor de volle 100% benut, en dat geeft voldoening. Ik hou er ook van dat ik mijn werk in alle vrijheid mag organiseren. Voor mijn baas telt het resultaat, niet de manier waarop ik het behaal.”

Wat zijn de mindere kanten?
Jana: “Ik moet bereikbaar zijn wanneer er problemen of vragen opduiken rond contracten. Als je 50% werkt, is dat niet makkelijk. Ik moet mijn privéleven goed bewaken wil ik niet geleefd worden door collega’s en leveranciers die voortdurend aan de lijn hangen. Er komt ook een portie stress bij kijken. Als een leverancier niet oplevert wat afgesproken werd, is iedereen ontevreden en kom je in een juridische molen terecht. Dat is niet aangenaam.”

Wat maakt iemand tot een goed procurement officer ICT?
Jana: “Bereid zijn zeer goed te luisteren naar de vragen en noden van de collega’s. Alleen zo kan je een degelijk lastenboek opstellen en een product selecteren dat aan de verwachtingen voldoet. Verder moet je er een neus voor hebben om de mensen met de juiste expertise bijeen te krijgen. Zij zorgen ervoor dat je je job goed kan doen.”

Heb je tips voor wie aan de slag wil als procurement officer ICT?
Jana: “Durf de zaken op lange termijn bekijken. Door telkens het goedkoopste aanbod te aanvaarden scoor je misschien wel bij de financieel directeur, maar als de dienstverlening van de leverancier achteraf te wensen overlaat, sta je nergens. Je moet strategisch durven denken, ook al kost dat soms wat meer.”

 

Ingrid Van Wanzeele

    Gepubliceerd in maart 2015