U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

E-mailloze vrijdag

Elke seconde worden er twee miljoen e-mails de wereld ingestuurd. Om het e-mailgebruik wat te temperen, voerden sommige bedrijven in de VS een 'no e-mail Friday' in. Eerste reactie van het personeel: ontzetting en woede. Marketing director Kathy: ''Ik dacht echt dat m'n baas gek was geworden!" Maar, na een tijdje draaiden de personeelsleden bij …

Eerst was er 'casual Friday'; nu organiseren Amerikaanse bedrijven zoals U.S. Cellular, Deloitte & Touche en Intel ook een 'no e-mail Friday'. Wat houdt dit concreet in? Wel, het mailen wordt niet volledig geband, maar drastisch beperkt. Enkel e-mails naar klanten en hoogdringende mails zijn toegestaan. Wie de regel aan z'n laars lapt, moet een (symbolische) boete betalen of wordt op het matje geroepen bij de baas.

Hete aardappel

Waarom een dag zonder e-mail? Jay Ellison, vice president van U.S. Cellular: "We willen dat het personeel opnieuw met elkaar praat of belt in plaats van te mailen. Sommige mails zijn waardevol, maar de laatste jaren worden e-mails steeds vaker als excuus gebruikt om niet te moeten communiceren of om zich te beschermen tegen heikele kwesties."

Recent onderzoek bij Britse werknemers wijst in dezelfde richting. Enkele bevindingen:

  • 80% geeft toe dat ze regelmatig e-mail gebruiken om de schone schijn op te houden: ze werken zogezegd mee ('Ik heb geantwoord!'), maar zoeken niet naar een oplossing voor het probleem. Ze schuiven het gewoon heen en weer als een hete aardappel.
  • 30% verstuurt mails omdat ze de confrontatie tijdens een gesprek of aan de telefoon niet aandurven. Ze verstoppen zich letterlijk en figuurlijk achter hun computer.

Vals spelen

Toen Jay Ellison de mailloze vrijdag aankondigde reageerden z'n medewerkers ontzet en kwaad. Marketing director Kathy Volpi, bijvoorbeeld, stapte naar hem toe en gaf hem er van langs. Ze vertelt: ''We dachten echt dat hij gek geworden was. Begreep hij dan niet hoeveel werk we hebben en hoeveel makkelijker we het gedaan krijgen via mail?"

Hetzelfde in de andere bedrijven. Sommige werknemers vonden het zelfs zo'n stom idee dat ze de regel negeerden. Zo hield e-mailverslaafde Jeremy Burton het welgeteld 15 minuten vol om niet op de 'send'-knop te drukken. Andere mensen pakten het slimmer aan: ze tikten toch gewoon mailtjes in, maar lieten ze door het systeem pas op maandag versturen.

Blije gezichten

Deze reacties zijn niet zo verwonderlijk. Veel mensen zijn nu eenmaal afhankelijk geworden van e-mail. Als je die gewoonte wegneemt, worden ze vijandig en kritisch. Een van de 'slachtoffers' licht toe: ''E-mail is m'n rechterarm geworden, en nu hebben ze die afgehakt."

Maar, wat blijkt? Als de medewerkers tijd krijgen om eraan te wennen, draaien ze uiteindelijk bij en gaan ze de mailloze dag zelfs waarderen. Een personeelslid van Ellison getuigt: ''Ik heet Tyler Carrol. Vroeger kreeg ik altijd mailtjes die gericht waren aan Meneer Carrol. Door m'n mannelijke naam, hadden mensen niet door dat ik een vrouw was. Nu ik telefoneer in plaats van te mailen, is alles veranderd. Mensen zijn echt stomverbaasd als ze horen dat ik een vrouw ben." En ja, zelfs Kathy Volpi is bijgedraaid. Ze vertelt: ''Ik snap nu dat er belangrijke dingen zijn naast zakelijke rapporten mailen en efficiënt zijn. Menselijke interactie met name. Tegenwoordig hou ik vrijdag vrij om langs te gaan bij m'n medewerkers.''

 

Barbara Peirs

 

www.careerjournal.com

www.abcnews.go.com