U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Kritiek geven

Kritiek geven
© Shutterstock

Stel: je medewerker komt de laatste tijd geregeld te laat op belangrijke afspraken met klanten. Hoe maak je hem duidelijk dat je dit onaanvaardbaar vindt, zonder hem te beledigen of te demotiveren? We geven tien richtlijnen om op een efficiënte manier negatieve feedback te geven. Basisregel één: geef regelmatig positieve feedback!

Kritiek krijgen is confronterend, maar zelf kritiek geven is vaak nog lastiger. Toch is het belangrijk: als je op een goede manier negatieve feedback geeft aan je medewerkers help je hen om te groeien in hun job. Hoe word je een goede criticus? Met deze 10 do’s and dont’s.

1. Zeg regelmatig wat goed is

Wil je dat je medewerkers je kritiek accepteren, dan moet je regelmatig positieve feedback geven. Communicatie-expert Marianne Schutten raadt een 5-1 verhouding aan. Geef vijf keer vaker positieve feedback dan negatieve. Let wel: je positieve feedback moet geloofwaardig zijn. Dit doe je door concreet te zijn: verwijs naar een bepaalde gebeurtenis of taak en leg uit waarom je medewerker het goed heeft gedaan. Bijvoorbeeld: “Ik vind dat je de meeting met klant X goed hebt aangepakt. Je hebt geluisterd naar zijn argumenten en hebt erop ingespeeld. Dankzij jou heeft hij ja gezegd.”

2. Koel eerst af

Wacht met je kritiek tot je niet meer kwaad bent. Om constructieve feedback te geven, moet je kalm zijn. Anders gaat je medewerker in de verdediging en bereik je niks.

3. Vermijd kritiek ‘en plein public’

Geef geen kritiek op een medewerker als er anderen bij zijn. De kans dat hij zich daardoor vernederd voelt, is groot. Doe het in een gesprek onder vier ogen en zorg dat je niet gehaast bent of weggeroepen wordt.

4. Verbloem je negatieve boodschap niet

Pak je negatieve boodschap niet leuk in door eerst iets positiefs te zeggen. Dit werkt niet. Doordat er iets negatiefs volgt, heeft het compliment geen waarde meer. Bovendien voelt je gesprekspartner zich bekocht als hij merkt waar het je echt om te doen is.

5. Beperk je tot de feiten

Als je vertelt wat je dwarszit, is het belangrijk om je niet te verliezen in generalisaties, interpretaties of observaties van anderen. Beschrijf gedrag van de medewerker dat je zelf hebt waargenomen en wees concreet. Niet: “Je komt altijd te laat op zakelijke afspraken’, maar wel: “Toen we gisteren een afspraak hadden met onze belangrijke klant X, kwam je een kwartier te laat. Dat was ook het geval vorige week met klant Y.”

6. Haal geen oude koeien uit de gracht

Blijf bij het hier en nu. Haal enkel feiten aan die zich recent voordeden. Hoe dieper je in het verleden graaft, hoe meer welles-nietesspelletjes er ontstaan. Het is bij deze ook aangeraden om niet te lang te wachten met je kritiek. Anders begin je teveel tegelijk op te sommen waardoor je de ander overstelpt.

7. Vertel waarom de feiten je dwarszitten

Het is niet voldoende om uit te leggen wat je dwarszit, je moet ook duidelijk maken wat de impact ervan is op jou. Spreek vanuit je eigen gevoel en gebruik de ik-vorm. Zo kan de ander zich inleven in je situatie en duw je hem minder in de verdediging. Niet: “Je loopt de kantjes ervan af en gedraagt je onbeleefd”, maar wel: “Doordat je te laat kwam, kreeg ik het gevoel dat je die afspraak niet serieus nam. Het voelde alsof ik er alleen voor stond en niet gesteund werd. Hierdoor ben ik geneigd om je niet meer te betrekken bij de verdere bespreking.”

8. Geef je medewerker de kans om te reageren

Als je kritiek geeft, moet je bereid zijn om te luisteren naar de reactie van je gesprekspartner. Waarom komt hij geregeld te laat op zakelijke afspraken? Moet hij een paar dagen per week zijn kinderen naar school brengen en haalt hij daarom de afspraken niet? Voelt hij zich onzeker tijdens de besprekingen met de klant en stelt hij zijn vertrek naar de meeting daarom uit? Merk je dat je medewerker geschrokken is en zich gekwetst voelt, verzeker hem dan dat dit niet jouw bedoeling was: dat je gewoon eerlijk wou zijn en een oplossing wil vinden.

9. Maak duidelijk welk gedrag je liever zou zien en waarom

Bied je medewerker een perspectief: leg uit welk gedrag je wel oké zou vinden. Zo blijf je niet in het negatieve hangen. Maak ook uit duidelijk waarom je dit goed zou vinden. Als je gesprekspartner er het nut van inziet, zal hij gemakkelijker zijn gedrag aanpassen. Bijvoorbeeld: “Ik zou het fijn vinden om samen naar afspraken te gaan zodat we vooraf een rolverdeling en gespreksstrategie kunnen afspreken. Dan zou ik me meer gesteund voelen.”

10. Zoek samen naar een oplossing

Bespreek of het gedrag dat jij graag zou zien haalbaar is. Ziet je medewerker het zitten om een half uur voor een afspraak bij jou langs te komen? Kan hij vooraf laten weten wanneer hij de kinderen moet ophalen zodat je op die ochtenden de afspraken later kan plannen? Door je medewerker te betrekken bij het zoeken naar een oplossing, creëer je meer draagvlak. Eventueel kan je ook afspreken wat je gaat doen als je het gevoel krijgt dat het weer misloopt.

 

Ben je een goede criticus? Doe de test

Slaag je erin om je ergernissen op een goede manier te uiten? Doe de test op infotalia.com.

 

Barbara Peirs

 

www.infotalia.com

zakelijk.infonu.nl

Gepubliceerd in