U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Tijd voor afscheid

Tijd voor afscheid
© Shutterstock

Bedrijven investeren veel energie in het rekruteren van mensen, maar voor wie vertrekt is er amper tijd. Zelfs een exitgesprek schiet er vaak bij in. Nochtans is zo'n laatste gesprek nuttig. Je leert als bedrijf wat je beter kan doen, geeft je medewerker een waardig afscheid en straalt een positief signaal uit naar het overgebleven personeel.

HR-expert Tania werkt bij een bedrijf dat bewust exitgesprekken voert met medewerkers die vertrekken. Ze vertelt: 'Onze HR-afdeling voert met elke werknemer die ontslag neemt zo'n gesprek. Waarom? Enerzijds omdat we constructieve feedback hopen te krijgen. Een medewerker die vertrekt, is een waardevolle bron van informatie over wat er fout loopt in ons bedrijf: waarom gaat hij weg en wat kunnen wij beter doen? Anderzijds om in een goede verstandhouding afscheid te nemen. We willen niet als vijanden uit elkaar gaan, maar als vrienden. Verder is het ook een positief signaal naar het andere personeel toe: we tonen dat we respectvol omgaan met onze mensen en dat we openstaan voor kritiek.'

Vijgen na Pasen

Een exitgesprek is wel geen toverformule. Zo'n laatste afscheidsgesprek heeft enkel zin als je deze tien do's and don'ts respecteert:

  • Laat het gesprek leiden door iemand die niet rechtstreeks betrokken is. Bijvoorbeeld de HR-verantwoordelijke. Kies zeker niet voor de direct leidinggevende. De kans dat hij betrouwbare, nuttige informatie uit het gesprek haalt is klein. Hij is immers vaak zelf de (mede)oorzaak van het vertrek. Bovendien zit de kans erin dat de leidinggevende de informatie voor zich houdt en niet doorgeeft aan de HR-afdeling.
  • Plan het gesprek op het juiste moment. De laatste week voor het vertrek is het best. De medewerker is dan bijna weg, waardoor het voor hem makkelijker is om vrijuit te praten.
  • Nodig de medewerker op vrijwillige basis uit en leg uit wat de bedoeling is. Als je hem verplicht, bereik je niets. Ziet hij een exitgesprek niet zitten, dan kan je hem eventueel vragen of hij enkele vragen wil beantwoorden via mail. Dit is laagdrempeliger dan een face-to-face gesprek.
  • Kies voor een rustige omgeving en zet je gsm af! Word je voortdurend gestoord, dan toon je geen respect voor hem en neem je z'n laatste beetje goodwill weg.
  • Val niet meteen met de deur in huis. Bied de medewerker iets aan om te drinken en stel hem eerst op zijn gemak voor je met je vragen begint.
  • Stel open vragen en durf doorvragen. Focus niet enkel op het negatieve, maar ook op het positieve. Enkele vragen die Tania stelt:
    • Hoe kijk je terug op de jaren dat je bij ons bedrijf werkte?
    • Wat zijn jouw positieve herinneringen?
    • Welke herinneringen zijn er minder positief?
    • Wat waren jouw motieven om bij ons weg te gaan?
    • Wat hadden we kunnen doen om jou van mening te doen veranderen?
    • Zou je ons bedrijf aanbevelen bij jouw vrienden? Waarom wel? Of waarom niet?

    Krijg je nietzeggende antwoorden als 'Ik zocht een nieuwe uitdaging', vraag dan door. Besef wel dat wie al lang ergens werkt, vaak zelf niet meer ziet wat er precies fout loopt.  

  • Ga zeker niet in discussie! Blijf rustig en ga in geen geval in de verdediging. Het exitgesprek is niet het moment om te discussiëren over wie gelijk heeft of niet. Het is een moment om te ontdekken hoe de medewerker zich voelt en om constructieve feedback te krijgen. Toon begrip voor zijn zienswijze, ook al ben je het er niet mee eens.
  • Probeer hem niet te overhalen om te blijven. Je slaagkans is nihil want het zijn vijgen na Pasen. 'Waarom komen ze nu met beloftes? Ze hadden dit beter eerder gedaan…'
  • Rond af in schoonheid. Sluit het exitgesprek positief af. Bedank de medewerker en wens hem veel geluk in zijn verdere carrière.
  • Doe iets met de feedback. Het allerbelangrijkste en ook wel het moeilijkste: krijg je nuttige feedback, deel die dan met de betrokkenen en gebruik hem. Tania: 'Wij bewaren de gegevens in een database en gebruiken ze om de turn-over te analyseren. Op basis hiervan, stellen we onze HR-strategieën bij. Zo merkten we bijvoorbeeld dat ons opleidingsprogramma voor 'young potentials' verkeerde verwachtingen schepte. Verschillende jongeren verlieten het bedrijf omdat ze niet zo snel promotie konden maken als gedacht. Nu hebben we het programma bijgesteld zodat ze van bij het begin meer realistische verwachtingen hebben. Een ander voorbeeld: onlangs stelden we vast dat mensen met een bepaald gespecialiseerd profiel bij ons weggingen omwille van het salarispakket. Momenteel zijn we aan het uitzoeken hoe we hen betere voorwaarden kunnen aanbieden.'

 

Barbara Peirs

 

www.businessballs.com

www.intermediairpw.nl

www.vacature.com

Gepubliceerd in