U bent hier

Dit is een artikel uit het MagEzine-archief.

Staand vergaderen

standup

Klokslag 8.45 uur op de IT-afdeling van VDAB: de stand-up-meeting begint. Het team dat software ontwikkelt voor de website staat in een kring en gooit een pluchen hond naar elkaar. Wie de hond opvangt, heeft spreekrecht. Lijkt dit je vergezocht? Volgens IT-projectleider Darek Krzywania heeft deze manier van vergaderen heel wat troeven.

In de IT-sector is rechtstaand vergaderen doodgewoon. Darek Krzywania, die al 9 jaar stand-up-meetings begeleidt in bedrijven, legt uit: 'Stand-up-meetings of kortweg stand-ups vormen een onderdeel van 'Scrum'. Dat is een methode voor teams om softwareproducten te ontwikkelen. Buiten de IT-wereld komen stand-ups minder voor, maar ik ben ervan overtuigd dat ze interessant zijn voor elk team dat efficiënt wil samenwerken. Of het nu op het werk is of thuis."

De regels van de kunst

Een stand-up, die volgens de regels van Scrum georganiseerd wordt, heeft deze kenmerken:

  • Heel het team wordt uitgenodigd. Zijn er afwezigen, dan gaat de meeting toch door.
  • De meeting wordt dagelijks georganiseerd. Ze vindt altijd op hetzelfde tijdstip plaats en dezelfde locatie: 's morgens vroeg in het kantoor waar het team werkt. 
  • Ze begint stipt en duurt maximaal 15 minuten.
  • De teamleden staan recht en vormen een kring. Ze beantwoorden om de beurt drie vragen: wat heb ik gisteren gedaan, wat ga ik vandaag doen en welke problemen houden me tegen?
  • Soms wordt er een 'praatstok' gebruikt om te bepalen wie er aan de beurt is. Wie de praatstok vasthoudt, heeft spreekrecht. Darek: 'Meestal is dit een pen, maar wij gebruiken een pluchen hond. We geven de hond niet gewoon door, maar gooien hem willekeurig naar iemand. Zo weten we niet op voorhand wie er aan de beurt is en blijven we alert. En wie de hond laat vallen, moet trakteren met cake!' <lacht>
  • Tijdens de stand-up worden er enkel zaken gemeld. Verdere besprekingen worden uitgesteld tot na de stand-up. Darek: 'Komen er problemen aan het licht die opgelost moeten worden, dan zitten de betrokkenen na de stand-up met elkaar samen om knopen door te hakken.'

De kracht van stand-ups

Standup Meeting

Wat maakt een stand-up waardevol? Darek: 'Het is een handig communicatiemiddel voor teamleden om met elkaar af te stemmen en in een vroeg stadium problemen te detecteren. Op die manier kan er nog ingegrepen worden voor het te laat is. Daarnaast is het een hulp voor de teamleden om hun werk te plannen en zich aan hun planning te houden. Doordat ze in de meeting zeggen wat ze van plan zijn om te doen, is de kans groter dat ze zich aan hun belofte houden.

En het feit dat er rechtstaand vergaderd wordt? Heeft dat ook voordelen? Darek: 'Zeker en vast. Er is heel wat psychologisch onderzoek gedaan naar deze manier van vergaderen, en er blijken duidelijke voordelen te bestaan.' Dit zijn de belangrijkste:

  • Er wordt minder uitgeweid. Het is nu eenmaal niet zo leuk om recht te staan. Hierdoor duren rechtstaande meetings minder lang dan gewone.
  • Er zijn minder laatkomers. Bij een gewone vergadering is het geen ramp als je te laat komt: je kan ongemerkt achteraan aansluiten. In een rechtstaande vergadering is dit confronterender omdat de kring groter moet gemaakt worden.
  • Er wordt minder verbloemd. Als je op een stoel zit achter een tafel, voel je je meer beschermd en is het makkelijker om dingen te verzwijgen of te verbloemen. Als je rechtstaat, heb je die bescherming niet en ben je geneigd om de dingen te zeggen zoals ze zijn.
  • Er is meer zelfcorrectie. Als mensen rechtstaan en het niet interessant vinden wat je zegt, merk je dit onmiddellijk: ze kijken weg, beginnen te wiebelen… Hierdoor ga je je als spreker sneller corrigeren als je aan het afwijken bent en beperk je je tot de essentie.
     

Wil je meer leren over Scrum?

Volg onze gratis webleercursus 'Informatica: scrum'.

 

Barbara Peirs

 

Meer over stand-up: en.wikipedia.org

Meer over scrum: nl.wikipedia.org

Gepubliceerd in