U bent hier

Monitoring TWE-OCMW

 A. Bestandenopbouw

Elke maand ontvangt elk OCMW die tenminste één TWE heeft geregistreerd een excel-overzicht van alle TWE-trajecten. Dit overzicht wordt gemaakt op basis van een meting op de laatste dag van de betreffende maand. Het wordt verstuurd in de vorm van een beveiligd zipfile om in orde te zijn met de privacy-wetgeving. U ontvangt een aparte mail met het wachtwoord om de zip-file te openen.

Het bestand bestaat uit:

  • Een werkblad met algemene toelichting over TWE en TWE-registraties;
  • Een werkblad met de betekenis van de velden/variabelen die opgenomen zijn in deze rapportering;
  • Alle geregistreerde TWE-trajecten tot en met de laatste dag de betreffende maand. Elk kwartaal worden kolommen toegevoegd die aangeven voor welke maanden de trajecten recht hebben op inspanningsfinanciering en compensatievergoeding.

In de eerste maand van elk kwartaal krijgt u bovendien recente informatie over het recht op vergoeding per persoon in TWE, alsook het detail van de kwartaalbetaling in de vorm van een betaalnota (in een PDF-bestand). In deze betaalnota vindt u specifieke informatie omtrent de kwartaalbetaling met overzichten waarbij het aantal vergoedingen wordt gepresenteerd per type vergoeding (inspanningsvergoeding, compensatievergoeding 1 en compensatievergoeding 2):

  • Een eerste overzicht dat wordt gegroepeerd volgens de prestatiemaand waar de vergoeding betrekking heeft;
  • Een tweede overzicht worden diezelfde vergoedingen gegroepeerd volgens de startmaand van de begeleiding.

Dit overzicht staat tevens in het excel-bestand op het werkblad BETAALNOTA.

 

Een OCMW kan dit bestand in de eerste twee maanden van een kwartaal gebruiken om de nodige rechtzettingen te doen voor verkeerd geregistreerde TWE-trajecten, zodat de kwartaalafrekening zo correct mogelijk kan gebeuren. Let op: Indien rechtzettingen niet binnen een kwartaal worden doorgevoerd, zullen eventuele extra betalingen (of terugvorderingen) als gevolg van deze kwartaaloverschrijdende rechtzettingen pas in de jaarsaldering worden verrekend (deze worden dus niet meegenomen naar een volgend kwartaal).

De bestanden die slaan op een heel kwartaal (die worden verstuurd in april, juli, oktober, januari) worden verrijkt met gegevens over het recht op inspanningsvergoeding en compensatievergoeding. Tevens wordt er bij dat bestand een werkblad met een betaalnota toegevoegd met een overzicht van de kwartaalbetaling.

B. Jaarsaldering

Wat is jaarsaldering

Zoals u weet, wordt er elk kwartaal een betaling gedaan op basis van de toestand van de TWE-registraties op de laatste dag van de kwartaalmaand. Het kan echter door diverse omstandigheden (zie hieronder voor meer detail) dat er niet altijd het bedrag werd betaald in een kwartaal waar u recht op had, ofwel juist een bedrag werd betaald waarop u (uiteindelijk) geen recht had.

Voor alle TWE-registratie gestart in de voorgaande kwartalen die:

  1. nog niet zijn uitgekeerd, maar waar een OCMW wel recht op heeft;
  2. of bedragen die wel zijn uitgekeerd en waar achteraf blijkt dat een OCMW geen recht op heeft zullen worden verwerkt in de jaarsaldering.

Deze jaarsaldering wordt verwerkt aan het begin van een nieuw werkjaar (dus voor het jaar 2017 in begin 2018, etc). De OCMW’s zullen dit maal in hun monitoringsbestand de nodige extra informatie ontvangen hierover. De opzet is dat exact kan terugvinden voor welke trajecten er nog bedragen worden uitgekeerd en waar bedragen worden teruggevorderd.

Hoe wordt de jaarsaldering berekend?

Op 31 december van het jaar bekijken we de toestand van elke geregistreerde TWE-lijn. Voor elke TWE-lijn die al gestart was in de voorgaande 3 kwartalen, bekijken we of het recht op de diverse vergoedingen (IV, CV, RV) overeenkomt met wat er effectief al is uitbetaald in die kwartalen. Indien blijkt dat er voor een registratie te veel ofwel te weinig was uitbetaald, dan zal dit bedrag dus ofwel moeten worden teruggevorderd ofwel alsnog moeten worden overgemaakt. Al deze bedragen zullen samen worden genomen en met de uitbetaling van het vierde kwartaal worden verrekend. Uiteraard verzorgen we in de monitoringstabellen alsook in de betaalnota voldoende detail om alles te kunnen checken.

In welke gevallen wordt de jaarsaldering ingezet?

Enkele veel voorkomende gevallen waarvoor de jaarsaldering zal worden ingezet:

  1. Geen tijdige tewerkstelling, toch een inspanningsvergoeding gekregen

    U ontving een inspanningsvergoeding voor een traject waarbij later bleek dat er niet tijdig een tewerkstelling was opgestart. Aangezien een OCMW twee maanden heeft om een art. 60 op te starten, is het mogelijk dat er reeds wel een inspanningsvergoeding werd uitgekeerd voor een traject waarbij niet tijdig een tewerkstelling werd gevonden. We gaan deze bedragen in de jaarsaldering terugvorderen.

  2. Laattijdige correctie van art.60

    Het is mogelijk dat er in de monitoringsoverzichten geen tijdelijke tewerkstelling werd gevonden en er daardoor ook geen inspannings en/of compensatievergoeding is uitgekeerd. Dit gebeurde met name in het geval van contractverlenging van een contract begonnen in 2016, waarbij de verlenging wel samenviel met de start van de TWE, maar er in dit geval geen aangifte gebeurde en deze tewerkstelling niet werd gevonden in DIMONA. De correcties hiervoor werden veelal pas later gedaan, meestal na een relevante kwartaalperiode. Voor dergelijke gevallen zal er dus alsnog worden uitbetaald voor die maanden waarop OCMW’s nog niet werd gecompenseerd.

  3. TWE-registratie kwam een periode niet voor in de monitoringslijst ofwel was er een dossier dat het OCMW zelf niet kende

    De TWE-registratie kwam een tijdje niet in uw monitoringstabel terecht ofwel kwam er een TWE-registratie lijn in uw monitoringstabel terecht die u niet kende/waarvoor u geen begeleiding had voorzien. We hebben gemerkte in het geval dat een cliënt net is verhuisd, het verblijfsadres bij de start van de TWE af en toe niet juist stond, vanwege een vertraging van informatie van Kruispuntbank . Het gevolg kan zijn dat een verkeerd OCMW voor een TWE-traject werd uitgekeerd. Bij het OCMW dat hiervoor dus onterecht een vergoeding kreeg zal er worden teruggevorderd, het OCMW dat deze vergoeding had moeten krijgen, zal dit via de jaarsaldering ontvangen.

  4. Laattijdige stopzettingen

    Een traject werd pas later dan de voorziene einddatum beëindigd (of maw: het stond nog op status bezig en er werd minstens één maand overschreden alvorens het alsnog werd stopgezet). Indien als gevolg hiervan extra vergoedingen werden uitbetaald, worden deze teruggevorderd.

  5. TWE stond een periode onder het foute financieringsnummer (niet beginnend met “C03S”)

    Nog niet betaalde bedragen of onterecht betaalde bedragen wegens wijzigingen in het financieringsnummer gekoppeld aan het TWE-traject. Uitgangspunt voor rapportering en de daaraan gelinkte financiering is dat voor een traject altijd een financieringsnummer is beginnend met “C03S”. Indien een traject een periode op een verkeerd financieringsnummer stond en pas na een kwartaal werd rechtgezet, dan worden bedragen die niet zijn uitbetaald ook meegenomen in de jaarsaldering.

C. FAQ Monitoringstabellen

Ik heb de bestanden niet ontvangen, wat doe ik nu?

De mailing over de Tijdelijke Werkervaring wordt verstuurd in de vorm van een beveiligd ZIP-file om aan de privacywetgeving te voldoen. Indien u dit niet ontvangen heeft, zal u aan uw IT-afdeling moeten vragen een uitzondering te maken voor deze mailing. Al het mailverkeer tussen VDAB en OCMW’s zal moeten worden gevrijwaard.

Kunt u mij toevoegen aan de mailinglijst?

Het betreft hier een geautomatiseerde mailing verstuurd als volgt opgebouwd: - 1 e-mailadres voor algemeen secretaris voor maandelijks uitsturen registratieoverzichten - 2 e-mailadressen voor financiële beheerders dat alleen per kwartaal (waarin financiële uitbetaling wordt gedaan) wordt uitgestuurd Mochten andere medewerkers de bestanden nodig hebben dan is het aan de OCMW’s zelf dit zelf verder intern te verspreiden.Wat als ik merk dat bepaalde registraties niet kloppen?

Help, mijn cliënt komt niet voor in de monitoringslijst! Hoe kan dit?

In de monitoringsbestanden worden het OCMW toegewezen van de verblijfplaats. Een mogelijke verklaring hiervoor kan zijn; in geval van een recent verhuis kan er door een (vertraagde) gegevensuitwisseling vanuit Kruispuntbank een verhuis niet tijdig wordt opgevangen en daardoor wordt ook niet het juiste OCMW toegewezen. Gelieve dit te melden aan tweregistratie@vdab.be.

Het monitoringsoverzicht geeft (nog) niet aan dat er sprake is van een tijdig gestarte tewerkstelling. Hoe komt dit?

De afspraak is dat er een tewerkstelling binnen twee maanden na de start van TWE moet worden opgestart. Dit wordt als volgt gemeten: 15/01/17 => maximaal 15/3/17 afsluiten of 31/12/2017 => maximaal 28/02/2018 afsluiten). Indien hier niet aan voldaan wordt, zal er in de monitoringsbestanden dus aangegeven worden dat er geen sprake is van een tijdige tewerkstelling en daarmee vervalt het recht op financiering.

Daarnaast kan het zijn dat de informatie-uitwisseling vanuit DIMONA is vertraagd daardoor zijn de gegevens in het monitoringsbestand nog niet up-to-date. Dit kan vooral voorkomen bij een aangifte tegen het einde van de maand. U kunt alvast eens kijken in MLP of in tabblad “loopbaangegevens” of daar al een tewerkstelling staat geregistreerd. Indien u toch denkt dat er iets fout is gegaan, gelieve dit te melden aan regie+monitoringTWE@vdab.be

In de jaarsaldering merk ik op dat niet alle bedragen volledig verrekend zijn. Ontvangen we deze bedragen later alsnog?

Mocht het zo zijn dat er na de jaarsaldering nog steeds rechten zijn op bepaalde vergoedingen (op basis van laattijdige registratie, niet tijdig gemaakte correcties, …) zal dit worden meegenomen in de eerstvolgende jaarsaldering.