Als administratieve ondersteuning: Administratieve documenten opstellen, aanpassen en/of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende procedures om ervoor te zorgen dat de collega's, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken.
- Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon, fax)
- Beheren van de agenda van het diensthoofd SICAD
- Beheren van de administratieve dossiers van de directie en bijhouden van het klassement
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
Als planningsdeskundige: De uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.
- Samenstellen van documentatiedossiers allerlei
- Inplannen en praktisch organiseren van diverse vergaderingen, opvragen van agendapunten, opmaken van het verslag en opvolgen van de uitvoering van de actiepunten.
Als contactpersoon: Antwoorden op vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om klanten te helpen bij het zoeken van een antwoord op hun vraag.
- Beantwoorden van schriftelijke en mondelinge vragen en doorverwijzen naar de juiste dienst
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
Als gegevensbeheerder: Relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.
- Ordenen en rangschikken volgens de procedures en/of regels van dossiers, documenten of andere relevante informatie
- Ordenen van gegevens en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank
- Up-to-date houden van de gegevensbank door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
- Helpen van gebruikers bij hun opzoekingen
