De Brussels University Alliance (BUA) is een alliantie tussen de Vrije Universiteit Brussel en de Université Libre de Bruxelles.Deze alliantie is gericht op het ontwikkelen van synergiën tussen de twee Brusselse universiteiten en om gezamenlijk projecten op te zetten in het kader van onderwijs, onderzoek, infrastructuur en dienstbetoon.
Het administratieve beheer van de BUA wordt uitgevoerd door een operationeel verantwoordelijke.De operationeel verantwoordelijke staat in voor het administratief beheer van de BUA, zorgt voor de coördinatie en follow-up van de beslissingen die door het bureau worden genomen, ondersteunt de actoren van de universiteiten bij de uitvoering van gezamenlijke projecten, beheert de informatie op de webpagina's over BUA en maakt het jaarverslag over de werking van BUA op.
De operationeel verantwoordelijke wordt bijgestaan door een voltijdse medewerker/ster Administratie en Projectmanagement.
De medewerker/ster Administratie en Projectmanagement behoort administratief tot het personeel van de VUB maar maakt volwaardig deel uit van het team van de BUA, met wie hij / zij in overleg samenwerkt.
Een greep uit je takenpakket:
- Planning en beheer van de vergaderingen;
- Ondersteuning bij het verloop van de vergaderingen (notuleren, vergaderdocumenten beheren en archiveren, …) ;
- Contacten leggen met de administratieve diensten in de beide universiteiten;
- Boekhoudbeheer, beheer van bestellingen en onkosten, opmaken van contracten voor jobstudenten;
- Databasebeheer;
- Regelmatig updaten van de website van BUA , opstellen en versturen van mailings met ons e-mailmarketing platform, …;
- Coördinatie van projecten en organisatie van evenementen in samenwerking met de operationele verantwoordelijke.
Voor deze functie zullen onze kantoren in Elsene je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk
