Bijleren

Slaaf van je mailbox

Lees je meteen elke mail die binnenkomt? Onderbreek je je taak om mails te beantwoorden? Voel je je productief als je het ene na het andere mailtje kan afvinken? Dan ben jij misschien wel slaaf van je mailbox. Een paar tips om te voorkomen dat je mailbox je werkdag beheerst.

verslaafd aan mailbox ©Shutterstock

1. Zet je meldingen uit

Ongelezen mails zijn voor veel mensen een bron van stress. Ze zorgen voor een knagend gevoel dat pas weggaat als je inbox weer bijgewerkt is tot nul ongelezen mails.

Om te vermijden dat je een hele dag weinig anders doet dan bezig zijn met je mails, is het beter om je meldingen uit te zetten. 

Zo zie je geen pop-up of hoor je geen notificatie als er een nieuwe mail binnenkomt. Want je nieuwsgierigheid haalt het ongetwijfeld van je wil om verder te werken aan een taak -.

2. Maak tijd in je agenda voor je mails

Check je mailbox op een paar vaste tijdstippen per dag.

Zo kan je direct al je berichten na elkaar beantwoorden en verlies je er geen tijd mee terwijl je met ander werk bezig bent.

3. Stel een automatisch antwoord in

Tenzij je bij een klantendienst werkt, hoeft een mail niet onmiddellijk beantwoord te worden. 

Je kan een automatisch antwoord instellen dat je je mails bijvoorbeeld twee keer per dag leest. Wie een dringende vraag heeft, kan jou  opbellen.

Zo weten je klanten of collega’s wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.

4. Lees een mail maar één keer

Veel mensen gebruiken hun mailbox als een to-do-lijstje, en zetten de mails die ze nog moeten behandelen op ongelezen.

Zo blijf je voortdurend bezig met je mailbox en zie je ook nieuw mailverkeer binnenkomen.

Beter maak je een echte to-do-lijst met taken die je volgens prioriteit afwerkt zonder afgeleid te worden door inkomende mails.

5. Mail minder

Elk mailtje dat je verstuurt, zorgt waarschijnlijk voor een mailtje terug in jouw mailbox. Is het echt nodig om een mail te versturen of is het sneller om eens langs te gaan bij je collega?

Vermijd ook lange conversaties via mail met verschillende mensen. Een korte meeting, video- of telefoongesprek kan je tijd besparen. Zo hoef je niet alles uit te typen of verschillende mensen hun antwoord te lezen. Het is ook makkelijker om nuances aan te brengen, onduidelijkheden de wereld uit te helpen en aan te voelen hoe de anderen reageren.

Zit je met een belangrijke vraag en heb je zwart op wit bewijs nodig? Stuur dan wel een mailtje. Hou het bondig, gebruik korte zinnen, zorg voor een duidelijke structuur en zet niet onnodig mensen in cc. Zo verklein je de kans dat je mails terug krijgt met vragen.

 

Nieuwsbrief illustratie

Abonneer je op de nieuwsbrief

Ook interessant

Zeven e-mailergernissen

E-mail. Vaak ontegensprekelijk handig. Soms oeverloos irritant. Waaraan we ons ergeren? Heel wat, zo blijkt. Adel: “Ik haat mails met een grote groep ontvangers in het 'aan'-veld.”

Vijf tips voor heldere mails

E-mail is een handig communicatiemiddel op het werk. Alleen laat de kwaliteit van heel wat mails te wensen over. Ze zijn vaak oeverloos lang en onduidelijk.

Handige mails

Hoe bedank je de werkgever na een gesprek, hoe vraag je iemand of je hem als referentie mag gebruiken...? We werkten vier mails voor je uit die je kan gebruiken als je solliciteert.