Hoe verloopt een postbakoefening?
Bij een postbakoefening werk je in een fictief bedrijf en duik je in een volle mailbox met berichten, uitnodigingen, nota's en verslagen. Je moet deze info binnen een bepaalde tijd -meestal zo’n 45 à 75 minuten- afhandelen.
Voor de test begint, krijg je 30 à 60 minuten tijd om informatie door te nemen. Bijvoorbeeld:
- Gegevens over het fictieve bedrijf, je functie, taken en werkprocedures, en de mensen met wie je samenwerkt.
- Een overzicht van de onderwerpen, prioriteiten en acties waaruit je kan kiezen.
- Technische info over het mailprogramma: hoe open je een mail, hoe kies je een onderwerp voor je mail, hoe duid je de prioriteit aan…
Tijdens de test is het de bedoeling dat je voor elke mail aanduidt:
- Wat het onderwerp is (bijvoorbeeld: dossierbehandeling, klassement, dagelijkse werking…).
- Hoe dringend het is (bijvoorbeeld hoog, middelmatig, laag).
- Welke actie er nodig is (bijvoorbeeld: dossier aanmaken, afspraak plannen, klant informeren…).
- Wie de actie gaat uitvoeren (jij of een collega). Soms moet je de actie ook inplannen in je agenda of die van je collega.
Wat wil de werkgever te weten komen?
Je toekomstige werkgever wil via de postbakoefening testen of je over de volgende vaardigheden beschikt: organiseren, verwerken en analyseren van informatie, hoofdzaken van bijzaken onderscheiden, prioriteiten stellen, beslissingen nemen, delegeren en probleemoplossend vermogen.
Hoe blijf je rustig en verhoog je je slaagkansen?
1. Zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van de functie
Neem de tijd om te achterhalen voor welk bedrijf je werkt, wat jouw functie is, welke taken daarbij horen en wat voor beslissingen je precies moet nemen.
2. Focus niet op snelheid
Haast en spoed helpen je niet bij de postbakoefening. Het kan verleidelijk zijn om snel door de mails te gaan, maar dat vergroot de kans op fouten. Veel kandidaten missen belangrijke details omdat ze te snel werken. Neem de tijd om elk bericht zorgvuldig te lezen en te begrijpen waar het over gaat.
3. Neem eerst alle berichten door
Zo ontdek je verbanden, zoals bijvoorbeeld een belangrijke afspraak die samenvalt met een verzoek voor een vergadering. Hou er rekening mee dat belangrijke berichten ook onderaan kunnen staan.
4. Stel de juiste prioriteit
Stel jezelf bij elke bericht 2 vragen:
- Hoe dringend is het?
- Is het jouw verantwoordelijkheid of zijn er andere mensen in het bedrijf beter geplaatst om dit te doen?
Is het dringend én jouw taak? Dan geef je het hoge prioriteit. Niet dringend maar wel jouw verantwoordelijkheid, of dringend maar niet jouw taak? Dan heeft het een middelmatige prioriteit. Berichten die niet dringend zijn én niet jouw taak, krijgen een lage prioriteit.
5. Onderneem actie
Sorteer je mails op prioriteit en begin met de hoogste. Bepaal per bericht welke actie nodig is en wie die uitvoert. Dringende zaken die niet je verantwoordelijkheid zijn, delegeer je.
6. Hou rekening met binnenkomende berichten
Er kunnen nieuwe berichten binnenkomen tijdens de postbakoefening. Dit test hoe alert je bent en of je je prioriteiten kan aanpassen. Check daarom regelmatig op nieuwe mails. Is een nieuw bericht belangrijk? Stel dan je planning bij.
7. Oefen
Probeer op voorhand een postbakoefening uit. Zo geraak je vertrouwd met de werkwijze en voel je je meer op je gemak als het zover is. Op werkenvoor.be vind je een voorbeeldtest.