Postbakoefening

Je werkt bij een fictief bedrijf en moet je mails binnen een bepaalde tijd -meestal zo’n 45 à 75 minuten- afhandelen.

Dit kunnen uitnodigingen zijn, telefoonrekeningen, rapporten, vertrouwelijke berichten, nota’s…

Het is de bedoeling dat je voor elke mail aanduidt:

• wat het onderwerp is (bijvoorbeeld: dossierbehandeling, klassement, dagelijkse werking…)
• hoe prioritair hij is (bijvoorbeeld hoog, middelmatig, laag)
• welke actie er nodig is (bijvoorbeeld: dossier aanmaken, afspraak plannen, klant informeren…)
• wie de actie gaat uitvoeren (jij of een collega). In sommige gevallen moet je de actie ook inplannen in je agenda of die van je collega.

Voor de test begint, krijg je 30 à 60 minuten tijd om informatie door te nemen.

• Gegevens over het fictieve bedrijf, je functie, taken en werkprocedures, en de mensen met wie je samenwerkt.
• Een overzicht van de onderwerpen, prioriteiten en acties waaruit je kan kiezen.
• Technische info over het mailprogramma: hoe open je een mail, hoe kies je een onderwerp voor je mail, hoe duid je de prioriteit aan…

Je toekomstige werkgever wil via de postbakoefening testen of je over de volgende competenties beschikt:

• organiseren,
• verwerken en analyseren van informatie,
• hoofdzaken van bijzaken onderscheiden,
• prioriteiten stellen,
• beslissingen nemen,
• delegeren,
• problemen oplossen.

Tip 1: zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van de functie-inhoud

Neem de tijd om te achterhalen:

• voor welk bedrijf je werkt,
• wat jouw functie is,
• welke taken daarbij horen,
• wat voor beslissingen je precies moet nemen.

Tip 2: focus niet op snelheid

Haast en spoed is zelden goed. Dat geldt ook voor de postbakoefening.

Omdat je behoorlijk wat mails moet doornemen, kan het verleidelijk zijn om als een razende door de inhoud te gaan.

Veel kandidaten gaan hierdoor onzorgvuldig tewerk en gaan zo de mist in.

Lees de berichten aandachtig zodat je weet waar ze over gaan.

Tip 3: neem eerst alle berichten door

Zo ontdek je verbanden.

Het zou bijvoorbeeld kunnen dat een belangrijke afspraak op dezelfde datum valt als een verzoek om een vergadering.

Bovendien staan de belangrijkste berichten misschien helemaal onderaan.

Begin je meteen elk bericht te verwerken, dan kom je niet meer toe aan die belangrijke berichten.

Kies voor elk bericht dat je doorneemt een onderwerp en duid aan hoe prioritair het is.

Tip 4: stel de juiste prioriteit

Stel jezelf bij elke bericht twee vragen:

• Hoe dringend is het?
• Is het jouw verantwoordelijkheid? Anders gezegd: maakt het verwerken van dit bericht deel uit van je functie of zijn er andere mensen binnen het bedrijf beter geplaatst zijn om dit te doen?

Schat -op basis van het antwoord op je vragen- de prioriteit in van het bericht:

• Hoge prioriteit: bericht is dringend en mijn verantwoordelijkheid
• Middelmatige prioriteit:
  • bericht is niet dringend, maar wel mijn verantwoordelijkheid
  • bericht is dringend maar niet mijn verantwoordelijkheid
• Lage prioriteit: bericht is niet dringend en niet mijn verantwoordelijkheid

Tip 5: onderneem actie

Sorteer de berichten in je mailbox op basis van de prioriteit die je eraan hebt toegekend.

Kies voor de berichten met de hoogste prioriteit telkens welke actie er nodig is en wie de actie gaat uitvoeren.

Doe dit vervolgens voor de berichten met een middelmatige prioriteit.

Berichten die dringend zijn, maar niet tot je verantwoordelijkheid behoren, delegeer je naar de juiste persoon.

Tip 6: Hou rekening met binnenkomende berichten

Let op: het gebeurt vaak dat er nog nieuwe berichten binnenkomen terwijl je de postbakoefening aan het doen bent.

Op die manier test de werkgever hoe alert je bent, hoe je met nieuwe informatie omgaat en of je je prioriteiten kunt heroverwegen.

Check daarom regelmatig of er nieuwe berichten binnenkomen.

Dit kan je doen door de berichten in je mailbox te sorteren op geopend of niet.

Krijg je een nieuw bericht dat erg belangrijk is? Dan zou het kunnen dat je de prioriteit van andere, minder belangrijke berichten moet bijstellen.