Omgeving
De Nationale Bank van België bezit een grote portefeuille gebouwen met een totale bruto oppervlakte van ongeveer 200.000 m², verdeeld over het hoofdkantoor in Brussel en het Cash Center in Zellik.In het kader van de vastgoedstrategie zal het hoofdkantoor de komende jaren volledig worden gerenoveerd en zullen sommige gebouwen worden verkocht.
Het departement Facility Management is verantwoordelijk voor deze projecten en streeft ook naar een optimale gebruikerservaring met respect voor de bestaande beperkingen (wetgeving, budget, enz.).Het bestaat uit 2 entiteiten : Algemene diensten en Uitrusting en technieken.
De Algemene Diensten zijn verantwoordelijk voor het beheer van :
- ‘Soft’ facilities: catering, schoonmaak, meubilair, planten, magazijn (kantoorbenodigdheden, materiaal, enz.), post, afvalbeheer, enz.
- IT/BIM ter ondersteuning van alle diensten van het departement
- Kwaliteit, veiligheid en naleving van de wetgeving voor alle activiteiten van het departement
- Toezicht houden op de uitvoering van het milieubeleid van de Bank
De afdeling boekhouding, administratie en secretariaat binnen de Algemene Diensten is met name verantwoordelijk voor het toezicht op de aankopen van het departement Facility Management , de verwerking van de bijbehorende facturen, het opstellen en bewaken van begrotingen, de administratieve ondersteuning van de overheidsopdrachten van het departement alsook het administratieve beheer van de verschillende onderhouds- en verzekeringscontracten.
Om een goede follow-up van de overheidsopdrachten en alle aspecten van de begroting van het departement te garanderen, zijn we op zoek naar een boekhouder met kennis van overheidsopdrachten om te werken in de afdeling boekhouding, administratie en secretariaat van de dienst Algemene Diensten.
Jobomschrijving
Functie
- je staat in voor de administratieve begeleiding en opvolging van de overheidsopdrachten van het departement
- je staat in voor het administratieve en boekhoudkundige beheer van diverse projecten en kadercontracten waarvoor diensten en goederen worden aangekocht, vanaf de eerste bestelling tot de afsluiting van het dossier
- je voert bestellingen in ERP in en volgt de betaling van facturen op
- je stelt financiële en/of statistische rapporten op voor het opvolgen van toegewezen projecten en kadercontracten
- je bent het aanspreekpunt voor de collega’s van het departement op het vlak van overheidsopdrachten, boekhouding, voorbereiding en opvolging van budgetten, behandelen van bestellingen en opvolgen van contracten en beantwoordt vragen betreffende de verrichtingen om de interne of externe stakeholders te informeren
- je draagt bij aan de voortdurende verbetering van de werkprocessen
- je draagt bij aan de operationele boekhoudkundige afsluiting op niveau van het departement
- je maakt budgetten op voor de toegewezen dossiers
- je volgt de mails in de groepsmailbox op
- je houdt de handleidingen betreffende de te volgen procedures en processen up-to-date om de kennis van de teamleden op peil te houden en de veelzijdigheid te garanderen
- je zorgt voor de uniformisering en centralisering van de documentatie van de sectie in Share.Point
- je neemt deel aan IT-applicatietesten en je geeft constructieve input vanuit het oogpunt van de gebruik(st)er om bij te dragen aan de configuratie en verbetering van de softwareprogramma’s.