Als Personal & Family Assistant bij onze klant speel je een cruciale rol in zowel de administratieve organisatie als in het ondersteunen van de dagelijkse persoonlijke activiteiten van de Managing Partner en zijn gezin.Je werkt nauw samen met het managementteam en hebt een veelzijdig takenpakket:
- Beheren van agenda’s en het plannen van afspraken en vergaderingen voor de Managing Partner en kaderleden.
- Voorbereiden van meetings en de nodige documenten, evenals het opvolgen van de genomen beslissingen.
- Onderhouden van contact met externe partners en leveranciers.
- Organiseren van internationale zakenreizen van A tot Z, inclusief alle logistieke en administratieve aspecten.
- Beheren van onkosten en Mastercard-afrekeningen en het overzicht houden op bankrekeningen en dagelijkse boekhouding.
- Ondersteunen van de dagelijkse administratieve taken, zoals verzekeringen, personeelsadministratie en documentbeheer.
- Onthalen van bezoekers, coördineren van vergaderzalen en cateringsdiensten, en zorg dragen voor een gastvrije kantooromgeving.
- Bestellen van kantoorbenodigdheden en regelen van dagelijkse lunches voor het kantoor.
- Zorgen voor het algemene welzijn op de werkvloer, inclusief het toezicht op schoonmaakdiensten en het beheren van voorzieningen zoals printers en keukens.
Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor diverse taken binnen het huiselijk leven van de familie:
- Organiseren van privé- en gezinsreizen, evenals evenementen.
- Beheren van privé bankzaken, toezicht houden op persoonlijke documenten en boekhouding van de vennootschappen.
- Coördineren van medische afspraken, verzekeringen en andere administratieve verplichtingen.
- Ondersteunen bij online aankopen, leveringen en overige benodigdheden.