Robert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (M/V/X).
Dit is een opdracht van een 6-tal maanden in het kader van een vervanging.
Het bedrijf is gevestigd in Sint-Denijs-Westrem en is een internationaal opererend dienstverlenend bedrijf.
Je komt terecht in het team dat de ruggengraat vormt van de hele organisatie.Je bent een belangrijke schakel richting bedrijven maar ook voor interne collega's.
Je neemt de rol op van een enthousiaste en toegewijde 'Executive Assistant' om partners en directors van jouw servicelijn in Gent een vlotte en correcte uitvoering van je secretariaatswerk te bezorgen.
Ben je heel snel beschikbaar en sta je te popelen om dit mooie bedrijf gedurende 6 maanden te ondersteunen?Lees dan zeker verder!
Functieomschrijving:
Als Executive Assistant ziet jouw takenpakket er als volgt uit:
- Je staat in voor het agendabeheer, alsook voor de planning en organisatie van bijeenkomsten en de nodige faciliteiten, alsook de opvolging van de administratie;
- Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de partners & directors;
- Je verstuurt uitnodigingen voor evenementen en stuurt mailings naar klanten en staat ook in voor het regelen van de praktische zaken hieromtrent;
- Je bent aanwezig tijdens vergaderingen: notuleren, rapporten en verzameling van voorbereidende documenten en agenda's;
- Je doet de opvolging van de facturatie;
- Je doet het beheer van de elektronische archiversingsdatabase;
- Het afdrukken, inbinden en opmaken van documenten;
- Het samenstellen van to do-lijsten en vakantieoverzichten;
- Je doet de opvolging van het CRM-systeem;
- Je verzorgt de registratie van inschrijvingen van seminars en opvolging van praktische zaken en facturen.
