Werken in UZ Leuven?Dan kies je niet voor een job, maar voor een loopbaan.We investeren voortdurend in de talenten en loopbanen van onze medewerkers.Zo zorgen we dat bijna 10 000 medewerkers, verspreid over maar liefst 160 functies, elke dag het beste van zichzelf kunnen geven om van UZ Leuven een referentie in patiëntenzorg, opleiding en onderzoek te maken.
We zijn op zoek naar een coördineend administratief medewerker voor de dienst sociaal werk en pastorale dienst.
Het betreft een inschakeling van 80 of 100% met een contract van onbepaalde duur.
- Je ondersteunt het diensthoofd en de zorgzoneverantwoordelijken sociaal werk, maar bent op de eerste plaats de administratieve schakel in de dagelijkse werking van het team van 65 sociaal werkers en 10 ziekenhuispastors.
- Je verzorgt de algemene dienstgebonden administratie en bent eerste aanspreekpersoon voor secretariële vragen.
- Je bent verantwoordelijk voor de werkplanning, de taakverdeling en coaching van de secretariële medewerkers.
- Je neemt initiatieven om de kwaliteit van de secretariële dienstverlening te optimaliseren (flow administratieve processen, implementatie van nieuwe administratieve ICT toepassingen,…).
- Je coördineert het onthaal van de dienst sociaal werk, pastorale dienst, vrijwilligerswerking en palliatief support team; je springt hier bij wanneer nodig.
- Je volgt de werkplanning van de sociaal werkers en ziekenhuispastors administratief op met aandacht voor ziektemeldingen en afwezigheden.
- Je staat in voor de planning van de wachtdienst van sociaal werk en pastorale dienst.
- Je plant afspraken op vraag van het diensthoofd sociaal werk en handelt de praktische en organisatorische zaken af ivm vergaderingen, overleggroepen, teamevents en vormingsprogramma's.
- Je beantwoordt de telefoon en je verwerkt de binnenkomende correspondentie.
- Je bereidt de financiële administratie voor en volgt deze op.
- Je staat in voor het dagelijks beheer van de teamsite van sociaal werk.
- Je houdt dossiers up-to-date en verzorgt de dataverzameling, databeheer, gegevensverwerking en resultatenrapportering van gegevens binnen sociaal werk.
- Je bent de administratieve schakel in het onthaaltraject van stagiaires en nieuwe medewerkers binnen sociaal werk.
