Situering
Het algemeen secretariaat zorgt, met uitgebreide kennis van de organisatie, voor een professionele, kwaliteitsvolle en respectvolle dienstverlening zowel voor interne als externe klanten en fungeert als een organisatorische spil voor directie, staf en clusterverantwoordelijken van de verschillende departementen.De administratieve ondersteuning en instaan voor informatiedoorstroming gebeurt zowel op vraag van de klant als autonoom en heeft als doel de operationele administratieve werking in het ziekenhuis te optimaliseren.
Functie
- Samen met de collega’s verzorg je de praktische organisatie van het secretariaat voor directieleden, stafmedewerkers, clusterverantwoordelijken en andere interne en externe klanten van het ziekenhuis.
- Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning voor directieleden, stafmedewerkers en clusterverantwoordelijken van de verschillende departementen.Je bent in permanent overleg met hen en je kan vlot inspelen op hun verwachtingen.
- Je staat in voor een pro-actief agendabeheer, je plant meetings in en bereidt vergaderingen voor, rekening houdend met prioriteiten en deadlines.
- Je staat mee in voor de algemene administratie van de vrijwilligerswerking, medische dossiers, verzekeringen, ombudsdienst, sociaal overleg, accreditatie, beschikbaarheidshonoraria, dossiers RIZIV en overheid, onthaal artsen, ASO’s, dr.stagiairs.
- Je staat in voor het beheer van vergaderzalen, wachtdiensten, aanmaak documenten, post.
- Je zorgt voor een correcte informatiedoorstroming.
- Je staat in voor de ondersteuning van de medewerkershelpdesk.
- Je rapporteert aan de teamleider en de hoofdverantwoordelijke.
Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma management assistent of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt een brede kennis van MS Office-toepassingen en leert vlot nieuwe IT-toepassingen aan.
- Je bent administratief zeer sterk en werkt accuraat en gestructureerd.
- Je bent sterk in redeneren, organiseren en plannen.
- Je gaat pro-actief en probleemoplossend te werk.
- Je werkt zelfstandig en je kan vlot prioriteiten stellen.
- Je bent klantgericht, discreet en je bent gevoelig voor signalen uit de omgeving die belangrijk kunnen zijn.
- Je onderschrijft onze kernwaarden - openheid, respect, kwaliteit, ambitie en samenwerking - die de bouwstenen of het DNA van ons ziekenhuis vormen en waarmee we het verschil willen maken, in het belang van het welzijn van de patiënt.
Contractvoorwaarden
- Contract onbepaalde duur deeltijds 90%
- Je werkt enkel op weekdagen tot max 17u
- Meer info over onze troeven: https://www.azsintmaarten.be/werken-bij-az-sint-maarten/waarom-werken-bij-az-sint-maarten/onze-troeven
- Startdatum in overleg
Meer weten over de inhoud van deze functie?
Neem contact met Dominique Vanstiphout, 015/89.11.30
Solliciteer online vóór 30/9/23
