Functieomschrijving

1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder, gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier/secretaris, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.
Mogelijke taken:
-De dossiers analyseren op basis van de geldende richtlijnen
-Conclusies formuleren over de oriëntatie of de te geven gevolgen en ze voorleggen aan de bevoegde persoon
-Opmaak via specifieke applicaties van gestandaardiseerde documenten verbonden aan het dossier
-De eenvoudige en/of routineuze problemen en geschillen verbonden met het administratief beheer van de dossiers snel en efficiënt behandelen
-De dossiers controleren en klasseren
-De gegevens identificeren, inputten en controleren
-De gegevens importeren en ze in de meest geschikte vorm presenteren

2. Als aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.
Mogelijke taken:
-beantwoorden van vragen die onder meer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket (eerste of tweede lijn)
-het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven
-de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners
-een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten

3. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen, instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.
Mogelijke taken:
-Kopiëren, versturen van brieven/mails
-De briefwisseling en mailbox afhandelen
-Opmaken van brieven of gestandaardiseerde documenten en gepersonaliseerde brieven/mails voor de dienst
-Tabellen opmaken
-Administratieve bijstand verlenen aan de griffiers en magistra(a)t(en)
-Waken over een juiste behandeling en klassering van documenten van de dienst

4. Als peter tijdelijk ondersteunen en begeleiden van minder ervaren collega’s teneinde bij te dragen tot hun optimaal functioneren.
Mogelijke taken:
-ter beschikking stellen van relevante documentatie
-beantwoorden van vragen
-samenwerken met de collega’s opdat allen ervaring verwerven op alle vereiste domeinen

5. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.
Mogelijke taken:
-bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling
-volgen van pertinente interne en externe opleidingen
-kennis delen met de collega’s
-meewerken aan de opmaak van vademecums