De functie binnen de organisatie
Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).
Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streven ze ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.
Vivalis is een actieve, tweetalige administratie met een honderdtal medewerkers, waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en een goede dienstverlening aan de burgers de kernwaarden zijn.
- Vivalis, de Administratie van de GGC bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van institutionele goedkeuringen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten,
- ‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
- ‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
- ‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
- Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst.
De administratief assistent zal werken bij de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning'.Hij zal werken onder de supervisie van de eerste attaché, die verantwoordelijk is voor de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning', en de directeur 'Coördinatie en Procedures'.
Jobomschrijving
Als administratief assistent bij de directie 'Coördinatie en Procedures' vereist de functie:
- De controle en samenhang waarborgen met de betrokken directies om de facturen op te volgen in verband met de activiteiten van Vivalis in het kader van de overheidsopdrachten en contracten;
- De procedures opvolgen van het secretariaat van de Adviesraad om vergaderingen te organiseren en beheersinstrumenten te gebruiken, in overleg met de betrokken diensten;
- Bijdragen tot het delen van informatie over begrotingsprocedures of -activiteiten van de dienst en boordtabellen bijwerken;
- Bijdragen tot het toezicht op de centralisatie van contracten van de administratie;
- Administratieve ondersteuning bieden aan de verschillende diensten bij elke fase van de overheidsopdrachten en ervoor zorgen dat de opvolgingstabellen en -dossiers worden bijgewerkt;
- Ondersteuning bieden aan het management van de directie 'Coördinatie en Procedures' en aan de leidend ambtenaren om de vergaderingen te organiseren en op te volgen;
- Meewerken aan projecten of werkvergaderingen van de dienst leiden.