Als Directie Assistent ben je verantwoordelijk voor uitgebreide administratieve en organisatorische ondersteuning, wat bijdraagt aan het effectieve en efficiënte functioneren van het directieteam, met name de CEO.Je zult niet alleen de CEO ondersteunen, maar ook andere directieleden assisteren bij uiteenlopende projecten.Het vermogen om op hoog niveau te schakelen maakt jou een essentiële schakel in het succes van het hele managementteam.Je zal werken voor een groeiend familiebedrijf, wat betekent dat er een stevige portie flexibiliteit en een open mindset vereist is, met een sterke focus op servicegerichtheid.
Hieronder vind je enkele van je verantwoordelijkheden:
Persoonlijk Assistent:
- Beheren en opvolgen van privé- en bedrijfsagenda's en afspraken van de CEO.
- Efficiënt afhandelen van correspondentie en e-mailverkeer.
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen met het Executive Committee, Management Team, Salesmeetings, enz.
- Prioriteren van taken en zorgen voor een gestroomlijnde workflow.
Ondersteuning naar meerdere afdelingen:
- Actieve betrokkenheid bij diverse projecten binnen de organisatie.
- Opvolgen van dossiers en projecten, proactief acties ondernemen om deadlines te halen.
- Coördinatie van interdepartementale samenwerkingen en communicatie.
- Opvolging agenda's en CRM van het verkoopteam, evenals correcte rapportering.
Efficiënte organisatie:
- Optimalisatie van de organisatie en interne processen, vergaderingen, salesmeetings, enz.
- Boekingen regelen voor zakenreizen en organisatie van conferenties.
- Aankopen van zakelijke en privématerialen en benodigdheden.
- Optimalisatie van administratieve procedures om de productiviteit te verhogen.
- Afhandeling van ad hoc taken en projecten met flexibiliteit.
