Een internationale marktleider actief in de advertising sector en gelegen in Vilvoorde, is op zoek naar een enthousiaste Administrative Coordinator Planning.Ben jij georganiseerd en werk jij graag autonoom?Leer jij snel bij en sta jij graag in contact met stakeholders?Dan is deze job iets voor jou!
Jouw takenpakket als Administrative Coordinator:
* Je werkt nauw samen met de Infrastucture Project Managers (PM)
* Bij het binnenhalen van een nieuwe aanbesteding zal je alle administratieve opvolging doen voor de PM's
* Je stuurt herinneringen uit aan leveranciers en contacteert hen indien nodig via mail en telefoon
* Je beheert in de day-to-day-werking alle administratieve aanvragen voor de Project Managers
* Je volgt de aanvragen voor de offertes (beschrijving invullen, foto's bijvoegen, de plannen in onze database opslaan, enz.)
* De projecten laten controleren door de PM's, offertes goedkeuren, aanvullen data in de planning en archiveren van documenten
* Planning coördineren voor de installatie of verwijdering van onze assets/producten
* Vergunningen & parkeerverbod aanvragen bij steden en gemeenten voor geplande installaties voor de 3 regio's
* Opvolging en beheer van schadedossiers: Je maakt een bestek op met alle kosten voor het dossier, dit wordt dan doorgestuurd naar de verzekeringen