Functieomschrijving

Ben jij een ervaren organisatietalent dat energie haalt uit structuur brengen, vooruitdenken en ontzorgen? Wil je een sleutelrol spelen in een innovatieve, circulaire onderneming waar je dagelijks bijdraagt aan een duurzamere wereld? Dan is dit jouw kans!

Onze organisatie geeft gebruikte materialen een tweede leven. Wat niet herbruikbaar is, wordt op een verantwoorde manier gerecycleerd. Met een team van meer dan 140 collega’s werk je mee aan een proces dat zowel maatschappelijk als ecologisch impactvol is.

Jouw rol

Als Management / Executive Assistant ben jij de rechterhand van de CEO. Jij zorgt ervoor dat alles efficiënt, gestructureerd en vooruitziend verloopt. Je beheert volledige agenda’s, mailverkeer en dossiers en hebt toegang tot gevoelige informatie, waarvoor discretie en nauwkeurigheid essentieel zijn.

Je takenpakket omvat o.a.:

• Filteren, structureren en opvolgen van inkomende communicatie: mails, berichten, telefoons, afspraken
• Voorbereiden en uitwerken van communicatie, notities, acties en opvolging
• Beheren van agenda’s en planning van de CEO, inclusief praktische regelingen zoals vluchten en hotels
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, dossiers, beslissingen, presentaties en deadlines
• Opzetten en onderhouden van een overzichtelijke kennis- en documentstructuur over verschillende vennootschappen
• Administratieve, organisatorische en financiële ondersteuning
• Contact onderhouden met externe partijen zoals notarissen, advocaten en belangrijke klanten (Frans & Engels)
• Proactief meedenken, anticiperen op vragen en voorbereid antwoorden kunnen geven
• Gebruik van digitale tools en AI om werkprocessen te optimaliseren