Functieomschrijving

Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat het managementteam optimaal kan functioneren en dat de dagelijkse werking vlot verloopt.

• Je biedt proactieve en coördinerende ondersteuning aan de algemeen manager en afdelingsmanagers.
• Je volgt projecten operationeel mee op en bewaakt deadlines.
• Je staat in voor het onthaal, administratieve taken en ondersteuning van de personeelsdienst.
• Je vormt de centrale spil in de interne communicatie tussen managers en medewerkers.
• Je verzorgt correspondentie, behandelt mails en telefoons, en maakt verslagen van vergaderingen.
• Je bouwt een professionele samenwerking uit met het managementteam, het directiecomité en de raad van bestuur.

Kortom: jij houdt de motor draaiende en zorgt ervoor dat iedereen kan focussen op zijn kerntaken.

Takenpakket (wordt geleidelijk opgebouwd):

Bij de start ligt de focus op onderstaande kernactiviteiten:

• Noteringen en agendapunten afwerken: Je controleert en leest de voorbereide agendapunten na, en zet deze accuraat in het notuleringsprogramma.
• Verslagen maken van managementmeetings: Je maakt duidelijke en beknopte vergaderverslagen aan de hand van een sjabloon in bulletpoints.
• Jaarverslag en jaarrekening afwerken: Je bewaakt de aanlevering van gegevens door collega’s, stuurt tijdig herinneringen, controleert de documenten op volledigheid en spelling, en houdt de deadlines in het oog.
• Bijzondere prestaties inputten: Je voert manueel de bijzondere prestaties van de arbeiders in het tikkingsysteem in.