Functieomschrijving

Onze klant zoekt een organisatorisch sterke en communicatieve professional die het onthaal en de dagelijkse werking van het kantoor mee in goede banen leidt en tegelijkertijd een belangrijke administratieve en coördinerende rol opneemt binnen de projecten.

Als Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en medewerkers. Je beheert in principe de dagelijkse werking van het kantoor en ook het gebouw.

Daarnaast sta je in voor:

• Het aanmaken en opstarten van nieuwe dossiers.
• Het voorbereiden van contracten en samenwerkingsvoorstellen.
• Het mee opstarten, opvolgen en coördineren van lopende dossiers in overleg met klant, directie, ontwerp- en uitvoeringsteam.
• Het beheren en klasseren van correspondentie, contracten en projectdocumentatie, onder meer ter ondersteuning van de facturatie.
• De voorbereiding van de facturatie in samenwerking met de boekhouding op basis van de uitgevoerde activiteiten.
• Het opvragen (en evt vergelijken) van offertes bij studiebureaus in overleg met ontwerp en uitvoering.
• Het mee opvolgen en ondersteunen van de werkplanning.
• Het verzorgen van een professioneel onthaal en een vlotte interne organisatie.
• Organiseren van teamactiviteiten