Functieomschrijving

Als Allround Administratief Support binnen het PGS team kom je terecht in een sterk groeiende onderneming met een familiale sfeer maar toch binnen een internationale omgeving. We bieden interessante opleidingen en kansen aan om je verder te ontwikkelen.

Samen met een hecht team van collega's werk je in Poperinge.

Welke taken zal je uitoefenen?

Administratie en gegevensbeheer

• Registreer afhalingen, pakbonnen en bestellingen in ons ERP-systeem (E-pack) en klantenportalen.
• Zorg voor tijdige en nauwkeurige gegevensinvoer in verschillende systemen en databases.
• Houd nauwkeurige gegevens bij in Excel en andere relevante formaten.
• Houd kantoordocumenten overzichtelijk en voer diverse administratieve ondersteunende taken uit.
• Assisteren bij het opstellen en samenstellen van rapporten indien nodig.
• Verwerk verzenddocumenten en gerelateerd logistiek papierwerk.
• Tel de voorraad en rapporteer voorraadniveaus aan de Site Manager.

Interactie tussen klant en leverancier

• Dagelijkse communicatie met klanten via telefoon en e-mail, waardoor service en ondersteuning van hoge kwaliteit worden gegarandeerd.
• Reageer op vragen van klanten en leveranciers en los problemen efficiënt en professioneel op.
• Begroet klanten en bezoekers en zorg te allen tijde voor een gastvrije en professionele omgeving.

Logistiek en operationele ondersteuning

• Welkom vrachtwagenchauffeurs voor het laden en lossen van pallets, wat zorgt voor vlotte en veilige processen.
• Organiseer en volg de benodigdheden op de bouwplaats, inclusief uniformen en PBM's (persoonlijke beschermingsmiddelen).

HR & Training Ondersteuning

• Ondersteun de Site Manager met HR-gerelateerde taken, zoals het invoeren van tijd- en aanwezigheidsgegevens, het beheren van ziekteverlof-/afwezigheidsattesten en de algemene HR-administratie.
• Zorg ervoor dat de salarisgegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
• Registreer nieuwe startintroductie en trainingsgegevens in de trainingsmatrix.
• Zorg ervoor dat de trainingsgegevens regelmatig worden bijgewerkt en goed worden bijgehouden.

Gezondheid, veiligheid en rapportage

• Registreer gevaren, bijna-ongevallen en Bsafe-ingangen in het FastWorks-systeem.
• Draag bij aan een veilige werkomgeving door nauwkeurige rapportering en proactieve opvolging.