Functieomschrijving

Als directieassistent ben je de rechterhand van de gedelegeerd bestuurder en een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat vergaderingen, besluitvorming, administratieve processen en beleidsvoorbereiding efficiënt en professioneel verlopen.

Dankzij jouw organisatietalent, discretie en proactieve aanpak kunnen directie en bestuur zich focussen op hun kerntaken.

Ondersteuning van de gedelegeerd bestuurder

• Je beheert en coördineert de agenda van de gedelegeerd bestuurder.

• Je plant overlegmomenten, directiecomités en bestuursvergaderingen.

• Je bereidt vergaderingen administratief voor en volgt organisatorisch op.

• Je maakt agenda's, presentaties, verslagen en overzichtelijke planningen op.

• Je bewaakt deadlines en volgt actiepunten nauwgezet op.

• Je verzorgt correspondentie en documentstromen via digitale platformen.

Ondersteuning van bestuur en directie

• Je organiseert algemene vergaderingen, bestuursorganen en commissies.

• Je zorgt voor een vlotte praktische organisatie (catering, vergaderlocaties, aanwezigheidsopvolging,…) van vergaderingen en evenementen.

• Je staat in voor de verslaggeving van de vergaderingen die door de voorzitter en gedelegeerd bestuurder worden voorgezeten en archiveert beleidsdocumenten.

• Je staat in voor de administratieve opvolging van mandaten, volmachten en wettelijke publicaties.

• Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste zorg en discretie.

• Je bent flexibel: de vergadering van de verschillende Bestuursorganen vindt meestal ’s avonds plaats

Administratieve en organisatorische coördinatie

• Je volgt diverse administratieve dossiers op.

• Je ondersteunt selectieprocedures en plant sollicitatie- en feedbackgesprekken in.

• Je beheert en actualiseert contact- en stakeholderslijsten.

• Je werkt nauw samen met directies, stafmedewerkers en ondersteunende diensten.