Functieomschrijving

Gito Overijse is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde secretariaatsmedewerker ter vervanging van 29 oktober (mogelijks vroeger) tot 8 maart 2027. In deze functie ondersteun je de school op administratief vlak.

Jouw taken:

1. Leerlingenadministratie

• Registreren en opvolgen van afwezigheden.
• Opvolgen van ziekteattesten en ouderverklaringen.
• Verwerken van aanwezigheden en afwezigheidscodes.
• Opvolgen van laattijdigheden.
• Beheer van leerlingengegevens.
• Opmaak en verwerking van documenten betreffende leerlingen

2. Opvolging afwezigheden

• Dagelijkse controle van afwezige leerlingen.
• Telefonische en schriftelijke contacten met ouders.
• Verwerking van attesten.
• Opvolgen van ontbrekende documenten.
• Registratie in Classid.
• Bewaren en archiveren van bewijsstukken.

3. Communicatie met ouders en leerlingen

• Eerste aanspreekpunt voor ouders.
• Telefonisch onthaal.
• Beantwoorden van mails.
• Verstrekken van praktische informatie.
• Opvolgen van afwezigheidsmeldingen.
• Communicatie omtrent attesten, afwezigheden en schoolafspraken.

4. Administratieve verwerking

• Klasseren en archiveren van documenten.
• Voorbereiden van dossiers.
• Beheer van attesten en formulieren.
• Verwerken van documenten in digitale systemen.
• Opvolgen van deadlines.

5. Organisatie en schoolwerking

• Ondersteuning bij examens.
• Opvolging van studiereizen, uitstappen en sportdagen.
• Administratieve voorbereiding van schoolactiviteiten.
• Ondersteuning van leerkrachten bij administratieve vragen.
• Controle van de middagpassen voor leerlingen van de 3e graad die de school mogen verlaten.