Functieomschrijving

Gito Overijse is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde secretariaatsmedewerker ter vervanging van 29 oktober (mogelijks vroeger) tot 8 maart 2027. In deze functie ondersteun je de school op administratief vlak.

Jouw taken:

1. Leerlingenadministratie

• Registreren en opvolgen van afwezigheden.
• Opvolgen van ziekteattesten en ouderverklaringen.
• Verwerken van aanwezigheden en afwezigheidscodes.
• Opvolgen van laattijdigheden.
• Beheer van leerlingengegevens.
• Opmaak en verwerking van documenten betreffende leerlingen

2. Opvolging afwezigheden

• Dagelijkse controle van afwezige leerlingen.
• Telefonische en schriftelijke contacten met ouders.
• Verwerking van attesten.
• Opvolgen van ontbrekende documenten.
• Registratie in Classid.
• Bewaren en archiveren van bewijsstukken.

3. Communicatie met ouders en leerlingen

• Eerste aanspreekpunt voor ouders.
• Telefonisch onthaal.
• Beantwoorden van mails.
• Verstrekken van praktische informatie.
• Opvolgen van afwezigheidsmeldingen.
• Communicatie omtrent attesten, afwezigheden en schoolafspraken.

4. Administratieve verwerking

• Klasseren en archiveren van documenten.
• Voorbereiden van dossiers.
• Beheer van attesten en formulieren.
• Verwerken van documenten in digitale systemen.
• Opvolgen van deadlines.

5. Organisatie en schoolwerking

• Ondersteuning bij examens.
• Opvolging van studiereizen, uitstappen en sportdagen.
• Administratieve voorbereiding van schoolactiviteiten.
• Ondersteuning van leerkrachten bij administratieve vragen.
• Controle van de middagpassen voor leerlingen van de 3e graad die de school mogen verlaten.

Wegens de zomervakantie worden de kandidaturen pas eind augustus behandeld. Wij nemen vanaf dat moment contact op met de geselecteerde kandidaten.