Functieomschrijving

Als junior administratief medewerker binnen onze backoffice afdeling maak je deel uit van het operationele team. Je bent verantwoordelijk voor het tijdig verzamelen en verwerken van operationeel kritische documentatie, zowel bij overheidsinstanties als intern. Deze documenten kunnen aanleiding geven tot controles, waarvoor jouw aanwezigheid tijdens deze controles essentieel is om de klantenrelaties en de samenwerking met interne en externe partners soepel te laten verlopen. Na afronding van deze operationele taken zorg je voor de correcte archivering en opvolging van het dossier, zodat alles op orde blijft voor eventuele toekomstige verificaties. Een hands-on mentaliteit en een proactieve aanpak zijn hierbij cruciaal, waarbij het ondersteunen van de operationele processen jouw prioriteit vormt.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Tijdig ophalen en indien nodig afleveren van operationele documentatie bij de relevante overheidsinstanties;

• Ondersteunen en begeleiden tijdens fysieke controles door de douane, dit kan gaan om het aanleveren van documenten, maar evengoed om wegingen;

• Correct communiceren en doorgeven van opmerkingen en feedback met betrekking tot de ontvangen documentatie;

• Onderhouden van contacten met de benodigde autoriteiten en logistieke partners, zowel intern als extern;

• Bijdragen aan het optimaliseren van logistieke processen voor een efficiëntere werking.