Functieomschrijving

Als Office Manager krijg je een brede en afwisselende rol waarin administratie, customer care, finance support, personeelsadministratie en logistieke opvolging samenkomen.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten, collega’s en interne diensten. Daarnaast fungeer je als rechterhand van de manager: je denkt mee, bewaart overzicht, neemt praktische opvolging uit handen en helpt ervoor zorgen dat het kantoor operationeel sterk blijft draaien.

Je helpt klanten professioneel verder, ontvangt bezoekers in de showroom en ondersteunt het team waar nodig. Daarnaast volg je bestellingen, klantgegevens, prijslijsten, facturatie, creditnota’s en retours administratief op.

Een greep uit je takenpakket:

• je beheert en actualiseert klantgegevens, prijslijsten en administratieve data;
• je volgt bestellingen, facturatie, creditnota’s en retours op;
• je staat klanten telefonisch en administratief te woord;
• je ontvangt en begeleidt klanten in de showroom;
• je ondersteunt bij finance-gerelateerde administratie, zoals factuurcontrole, aanmaningen, kasbeheer en auditdocumenten;
• je helpt mee met personeelsadministratie, waaronder afwezigheden, loonvoorbereiding, maaltijd- en ecocheques, onboarding en offboarding;
• je ondersteunt de praktische kantoorwerking, zoals aankopen, facilitaire opvolging en interne organisatie;
• je volgt logistieke zaken op, zoals zendingen, probleemleveringen, documenten, retours en inventarisbeheer;
• je werkt met systemen zoals AS400, Salesforce en ICOS;
• je neemt initiatief, ziet werk liggen en helpt ad hoc problemen mee oplossen.

Het is dus geen afgelijnde administratieve functie, maar een veelzijdige rol waarin je verantwoordelijkheid neemt en mee zorgt voor structuur, opvolging en een goede teamsfeer.