Functieomschrijving

Onze klant

Beheer van de agenda, e-mails en voorbereiding van vergaderingen 

• Beheer van een complexe en dynamische agenda, afgestemd op de strategische prioriteiten;  • Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie te  faciliteren, binnen de vereiste termijnen en met inachtneming van de kwaliteitseisen;  • Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren;  • De organisatie van vergaderingen en/of reizen van de CEO op zich nemen, inclusief alle bijbehorende praktische en  administratieve regelingen;  • Instaan voor het verzamelen en structureren van de informatie die nodig is om dossiers samen te stellen voor vergaderingen;  • Toezien op het naleven van deadlines, de opvolging van beslissingen en een soepele interacties. 

Contactpersoon & coördinatie 

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders (ExCo, Raad van Bestuur, gelieerde  ondernemingen, partners, instellingen, ...) ;  • De communicatie met de verschillende stakeholders faciliteren;   • Het administratieve beheer coördineren, specifieke taken afhandelen en de dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief  stroomlijnen, zodat deze  zich kan concentreren op kerntaken. 

Continue verbetering & tools (incl. AI) 

• Digitale tools en AI inzetten om het informatie- en procesbeheer te optimaliseren;  • Concrete verbeteringen voorstellen voor de organisatie en werkmethoden;  • Bijdragen aan de voortdurende professionalisering van de functie.