Functieomschrijving

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en opvolgen van documentstromen (indiening, review, goedkeuring en vrijgave). Je zorgt voor de nodige coördinatie zodat documenten efficiënt worden verwerkt en alle documentmanagementprocedures correct worden nageleefd.

Takenpakket: 

Documentbeheer & systemen

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows.
• Afstemmen en aanpassen van workflows volgens projectnoden.
• Toekennen en controleren van toegangsrechten.
• Opvolgen van documentversies en revisies.

Levenscyclusbeheer

• Coördineren en beheren van de volledige levenscyclus van projectdocumentatie.
• Registreren en centraliseren van documenten in het systeem.
• Waarborgen van traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.

• Controleren en classificeren van documenten op basis van vormvereisten.
• Toezien op correcte structuur en naamgeving.
• Ondersteunen van audits door correcte documentatie aan te leveren.

Ondersteuning & communicatie

• Aanspreekpunt voor documentatievragen.
• Geven van opleidingen en toelichting aan stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en rapporteren aan projectleiders.
• Ondersteunen bij documentatieplanning en rapportering.

Administratie

• Beheren van toegangen voor interne en externe gebruikers.
• Ondersteunen van communicatie, mailboxbeheer en vergaderingen.
• Meewerken aan administratieve opvolging van projecten.
• Initiëren van verbeteringen binnen documentbeheerprocessen.