Functieomschrijving

Communicatiebeheer:

• Telefoongesprekken beantwoorden, gesprekken doorverbinden en berichten doorgeven.
• Inkomende en uitgaande e-mails beheren, verzoeken sorteren en op gepaste wijze beantwoorden.
• Agendabeheer: De logistiek van afspraken en vergaderingen organiseren,
  De agenda’s van leidinggevenden beheren, interne of externe vergaderingen plannen en zalen, catering of een restaurant reserveren.
• Beheer van de agenda van de directe leidinggevende

Documentbeheer:

• Documenten (zowel op papier als digitaal) sorteren, ordenen, doorsturen en archiveren.
  Beheer van databases (bijv. Efficy, e-qms, MyNBN, dbTraining)
• Mailinglijsten, onder meer in het kader van projecten met de afdelingsleden (profielen in Efficy, o.a.)
• Opstellen, proeflezen en opmaken van administratieve documenten (brieven, rapporten, presentaties, enz.).
• Medewerkers ondersteunen bij het indienen van offertes (verzamelen van de vereiste administratieve documenten, opstellen van offertbrieven, coördinatie en opvolging van handtekeningen, …), beheer van overeenkomstendossiers
• Opstellen van verslagen van interne vergaderingen op verzoek van managers en/of teamleiders.

• Beheersing van Efficy: BA-dossiers (bij afwezigheid van MVC), EP, I, OVEREENKOMSTEN
  In samenwerking met collega’s: inschrijvingen voor diverse congressen en online conferenties, beheer van lidmaatschappen.

• Aanmaken van PUC’s in het ERP-systeem indien nodig

• Beheer van technische commissies, diverse werkgroepen en vergaderingen: deelnemerslijsten, uitnodigingen, documenten, catering, logistiek, beëdigingen

• Kwaliteitsondersteuning: controleren of alle regels van het ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ worden nageleefd in de dossiers, ondersteuning bij de organisatie van audits in samenwerking met de QSE-supervisor (ISO-17025, ISO-9001).

Ontvangst van bezoekers: Bezoekers of klanten beleefd en professioneel ontvangen, vragen beantwoorden of doorverwijzen naar de juiste personen.

Beheer van kantoorbenodigdheden: bestellen en beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden.
Ervoor zorgen dat het kantoor over alles beschikt wat nodig is om efficiënt te functioneren.

Personeelsbeheer:

• Informatie verzamelen over verlof en/of afwezigheden van collega’s om hiervan een overzicht op te stellen (bijv. ‘zomervakantie’).
• Assisteren bij de logistieke voorbereiding en de ontvangst van nieuwe medewerkers.

Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen:

• Logistieke ondersteuning bieden bij seminars, opleidingen, conferenties of evenementen.
• Helpen bij het voorbereiden van presentatiemateriaal of documenten voor deze evenementen.

Ondersteuning van andere afdelingen:

• Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende afdelingen of leidinggevenden (managers, teamleiders).
• Zorgen voor de coördinatie van activiteiten tussen de interne teams.

Diverse taken:

• Opstellen van rapporten, brieven of dienstnota’s.
• Opvolgen van administratieve dossiers en beheren van lopende projecten.
• Organiseren van teambuildingactiviteiten.
• Eenvoudige vertalingen: EN, FR, NL (Outlook-uitnodigingen, notities, eenvoudige brieven).
• Verwerken van diverse bestellingen in het ERP-systeem bij afwezigheid van de Purchasing Officer.