Functieomschrijving

Voor onze klant, een bedrijf gelegen te Ertvelde, zijn we op zoek naar een Allround Administratief Medewerker. Ben jij administratief sterk, werk je nauwkeurig en hou je ervan om verschillende processen in goede banen te leiden? Dan is deze veelzijdige functie iets voor jou.

Als Allround Administratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse operationele activiteiten op de site. Je zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct, efficiënt en tijdig worden afgehandeld en bent een belangrijke schakel tussen de operationele dienst, klanten en externe partners.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je verzorgt de volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten, van voorbereiding tot afronding. Dit omvat onder meer het verwerken van nominaties, het beheren van operationele dossiers, het voorbereiden van facturatie en het registreren en opvolgen van klachten in het terminalmanagementsysteem.

• Je plant en coördineert samen met je collega's het transport van vrachtwagens en schepen en draagt bij aan een efficiënte organisatie van de logistieke planning. Op termijn wordt ook treinplanning aan je takenpakket toegevoegd.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en onderhoudt dagelijks contact via telefoon en e-mail.

• Je ontvangt vrachtwagenchauffeurs, leveranciers en contractors en zorgt voor een professionele ontvangst en een vlotte doorstroming op de site.

• Je verwerkt douane- en transportdocumenten zorgvuldig in de daarvoor voorziene systemen.

• Je stelt rapporten op over de dagelijkse activiteiten en volgt de voorraad nauwgezet op via het terminalmanagementsysteem.

• Je denkt actief mee over verbeteringen van administratieve processen en draagt bij aan een efficiënte werking van de afdeling.