Functieomschrijving

Als Executive Assistant werk je nauw samen met de CEO en het directieteam van Boplan. Je speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van hun dagelijkse activiteiten en het efficiënt laten verlopen van management processen. Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO, waardoor je een cruciale rol speelt binnen onze organisatie.

• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de CEO, inclusief het efficiënt inplannen van vergaderingen, afspraken en reizen.

• Je bent back-up in het travel management proces, waarbij travel requests van A tot Z behartigd worden.

• Je coördineert interne en externe communicatie, waaronder telefoons, e-mails en correspondentie van de CEO.

• Je staat in voor de opmaak en het beheer van rapporten, presentaties en andere (confidentiële) zakelijke documenten.

• Je neemt deel aan vergaderingen, notuleert en volgt agenda- en actiepunten nauwgezet op.

• Je organiseert en coördineert business events.

• Je bent een essentiële schakel tussen de CEO en het directieteam enerzijds en medewerkers, general managers, klanten en externe contacten anderzijds.

• Je bent verantwoordelijk voor het volledige fleetbeheer voor binnen- en buitenland.

• Je beheert het volledige proces rond mobile phones binnen de organisatie.

• Je bent betrokken bij het beheer van het onthaal en je fungeert op bepaalde momenten als back-up.

• Op termijn kan het luik hospitality toegevoegd worden, met verantwoordelijkheid voor de onthaalbedienden.