Functieomschrijving

Als Customer Service Executive ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten en speel je een centrale rol in de communicatie tussen klanten en interne afdelingen. Je zorgt voor een vlotte, proactieve en transparante informatiestroom en draagt zo bij aan een efficiënte uitvoering van zowel operationele als commerciële activiteiten.

Je takenpakket is gevarieerd en omvat onder andere:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten

• Proactief onderhouden van klantcontacten en bewaken van heldere communicatie

• Informeren van klanten over de voortgang van zendingen en operaties

• Opvragen en verwerken van noodzakelijke klantinformatie

• Behandelen en opvolgen van klachten en correctieve acties

• Ondersteunen van de commerciële afdeling bij klantgebonden dossiers

• Meewerken aan contractvoorbereidingen en gegevensverwerking

• Zorgen voor correcte informatiedoorstroming richting commerciële teams

• Vertalen van nieuwe contracten naar operationele processen

• Verwerken en opvolgen van transport- en douanedocumenten

• Registreren van orders in interne systemen

• Coördineren van transporten (intern en extern)

• Opvolgen van zendingen tot eindbestemming

• Rapporteren over aankomsten van schepen, containers en goederen

• Opstellen en verwerken van douanedocumenten voor import en export

• Doorgeven van formaliteiten aan de declaratieafdeling

• Beheren van expeditiedossiers

• Registreren van kosten en opbrengsten

• Verantwoordelijk voor correcte facturatie en rapportering

• Administratieve opvolging van dossiers

• Opvolgen en registreren van voorraad

• Controleren (of laten controleren) van fysieke stock

• In- en uitboeken van goederen in het systeem

• Naleven van geldende veiligheids- en milieuregels

• Melden van incidenten en onveilige situaties

• Stopzetten van activiteiten bij acuut gevaar

• Actief bijdragen aan kennisdeling en teamwerking

• Deelnemen aan opleidingen en interne communicatie

• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega's