Functieomschrijving

Het GIB schrijft voor het schooljaar 2026-2027 de volgende vacature uit:

Coördinator secretariaat GIB

bepaalde duur - deeltijds (80%)

1/09/2026 tem 31/08/2027 (met kans op verlenging)

Functie

Als coördinator van het secretariaat ben je een brugfiguur tussen de directie en het team van het secretariaat. Je ondersteunt de directie door de dagelijkse werking van het secretariaat in goede banen te leiden. Naast het uitvoeren van bepaalde administratieve taken ben je verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van een aantal administratieve processen. Je bewaakt enerzijds de continuïteit van de werking van het secretariaat en anderzijds blijf je oog houden voor je teamleden.

Jouw dag bestaat uit…

• Je coördineert als eerste aanspreekpunt van je collega's het takenpakket van het secretariaat (opstellen uurroosters, opstellen wacht- en toezichtroosters, enz.)
• Je houdt een zicht op de leerlingenadministratie (inschrijvingen, elektronische zendingen, schoolongevallen, enz.) en zoekt samen met de collega's naar oplossingen als er problemen zijn
• Je volgt de correcte invulling van de toegekende personeelsmiddelen op
• Je volgt vacatures administratief op via CV Warehouse
• Je coördineert de organisatie van de evaluatieperiodes van de leerlingen
• Je coördineert de archivering
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de opmaak van het schoolreglement, arbeidsreglement en functiebeschrijvingen
• Je zorgt voor de verslaggeving en opvolging van de schoolraad
• Je bent binnen de schoolwerking een aanspreekpunt voor externe organisaties en onderhoud contacten met externe actoren
• Je organiseert de schoolbrede communicatie, zoals het beheer van mailboxen en het versturen van nieuwsbrieven