Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van afwisseling en verantwoordelijkheid?
Hou jij ervan om collega’s administratief te ondersteunen en ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt?
Zoek je een veelzijdige functie waarin je jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en initiatief kunt inzetten?
Dan is deze vacature als office coördinator misschien wel jouw volgende uitdaging!

Als office coördinator ben jij een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse administratieve werking vlot verloopt en ondersteunt verschillende interne diensten.

Je bent een echte organisatorische duizendpoot: je houdt overzicht over uiteenlopende taken, schakelt gemakkelijk tussen prioriteiten en zorgt ervoor dat collega’s op jou kunnen rekenen.

Jouw taken:

• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende interne diensten, waaronder preventie, materiaaldienst en directie.
• Je bereidt documenten voor, beheert gegevens en volgt administratieve processen nauwgezet op.
• Je bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat afspraken en acties correct worden opgevolgd.
• Je denkt actief mee over efficiëntere werkwijzen en neemt initiatief om processen te verbeteren.
• Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van bezoekers en collega's.
• Je bent het aanspreekpunt voor praktische zaken rond het gebouwbeheer, zoals orde, netheid en voorraadbeheer.
• Je organiseert de interne postverdeling en beheert het economaat.
• Je zorgt ervoor dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn.
• Je verzorgt praktische bestellingen, zoals kantoormateriaal en visitekaartjes.