Functieomschrijving

Je rol

In deze sleutelrol zal je de dossierbeheerders en de notaris ondersteunen op praktisch en administratief vlak :

In de rol van onthaalmedewerker:

• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken. 

Wat de pre-akte taken betreffen:

• Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan aan de cliënten.
• Je doet administratieve opzoekingen voor het verlijden van de akte zoals bv. kadaster, OVAM, stedenbouw en kantoor Rechtszekerheid.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het cliënteel en de verschillende overheidsadministraties.

Wat de post-akte taken betreffen:

• Zal je de dossiers na de ondertekening van de akte administratief samen opvolgen met een collega:
• inschrijving in het repertorium;
• elektronische registratie van de akten;
• inschrijving van testamenten en huwelijkscontracten in de daartoe bestemde registers;
• meldingsformaliteiten zoals bv. syndicus;
• voorbereiding en opvolging van handlichtingsdossiers;
• afsluiting van dossiers.

 Je profiel

• Idealiter heb je een bachelordiploma.
• Ervaring is een troef.
• Je kan vlot overweg met de courante informaticatoepassingen (Outlook, Word, Excel, …) en bent steeds bereid om nieuwe programma’s aan te leren.
• Je bent sterk in organisatie en in het stellen van prioriteiten.
• Je integreert gemakkelijk in een groep en bent vlot in contacten met cliënten.

Wij bieden

• Een voltijds of deeltijds contract van onbepaalde duur.
• Een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden.
• Talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques.
• Een performante IT-infrastructuur: we zitten al in de Cloud!
• Een aangename omgeving.