Functieomschrijving

Als administratief medewerker binnen het kabinet ben je een onmisbare schakel in een dynamische, bestuurlijk-ambtelijke omgeving.

Het kabinet ondersteunt de burgemeester en schepenen in hun dagelijkse werking.
Je houdt rekening met de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met informatie, wisselende prioriteiten en vertrouwelijkheid.

Je zorgt voor een correcte, tijdige en betrouwbare administratieve ondersteuning van de burgemeester en schepenen. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor inwoners, diensten en externe partners en bewaakt mee de informatiestroom, agenda’s en opvolging van dossiers. Je werkt nauw samen met de gemeentelijke diensten en draagt bij aan een vlotte, klantgerichte en professionele werking.

Enkele taken:

• Beheren van inkomende communicatie (mail, post, telefoon);
• Telefonische en schriftelijke vragen correct afhandelen en doorverwijzen;
• Agendabeheer en -coördinatie voor burgemeester en schepenen, inclusief prioriteiten en last-minute wijzigingen;
• Voorbereiden en administratief opvolgen van briefwisseling en correspondentie;
• Verdelen van informatie en terugkoppeling en deadlines bewaken binnen kabinet, administratie en bestuursorganen;
• Ondersteunen van het wekelijkse spreekuur: voorbereiding, verslaggeving en opvolging;
• ...