Functieomschrijving

Grensarbeid zoekt voor de gemeente Sittard-Geleen een Projectsecretaris

Als rechterhand van de ambtelijk opdrachtgevers van team Ruimtelijke Ontwikkeling draag je bij aan de ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen en ondersteun je bij het van idee naar uitvoering brengen van diverse ruimtelijke ontwikkelingen.

Je ondersteunt bij de voorbereiding van besluitvormingstrajecten van de initiatief- en definitiefase van deze projecten. Je onderhoudt en organiseert als processecretaris samen met de ambtelijk opdrachtgevers contact met ontwikkelende partijen en zorgt dat de projectinformatie up-tot-date en toegankelijk is.
Specifiek bestaat je werkpakket uit de volgende taken:

• Je levert praktische ondersteuning en inhoudelijk advies richting projectleiders die zich bezighouden met projecten binnen het Ruimtelijk Domein
• Je denkt mee met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager over de projectplanning. Je plant en coördineert de uitvoering van activiteiten, je bewaakt samen de voortgang en anticipeert op mogelijke problemen en signaleert risico’s
• Je plant en organiseert externe en interne bijeenkomsten (zoals projectoverleggen, participatiebijeenkomsten) en bereidt die voor, door samen met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager de agenda op te stellen, stukken te versturen en dergelijke. Daarnaast help je actief mee met de externe en interne communicatie van het project
• Je notuleert project overleggen monitort de opvolging van de afspraken en acties door de projectleden
• Je ondersteunt de ambtelijk opdrachtgevers bij de administratieve kant van het werk, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding, verplichtingenadministraties, facturaties, het bijhouden van uitgaven versus dekking, het bijwerken van de projecttool in fortes en het op orde houden van het zaaksysteem incl. archivering
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en ondersteunt de ambtelijk opdrachtgever bij behandeling van raadsvragen en WOO-verzoeken;
• Je adviseert en ondersteunt de portfoliomanager bij de portfoliotafel en portfoliomanagement
• In overleg met de ambtelijk opdrachtgevers kun je eventueel (deels)zelfstandig acteren in de verschillende projectfasen.