Functieomschrijving

Bij onze partner draait alles om groei, veiligheid en ontwikkeling. We helpen mensen en organisaties om sterker, weerbaarder en competenter te worden, van veiligheidsopleidingen en EHBO-cursussen tot leiderschaps- en communicatietrainingen.

Als Planning & Subsidies Officer zorg jij voor een efficiënte en klantgerichte planning van veiligheidsopleidingen én beheer je de bijhorende subsidiedossiers van A tot Z. Je bent het aanspreekpunt voor klanten, cursisten en interne collega’s en zorgt voor een vlekkeloze opvolging van opleidingen en administratie.

Planning & Coördinatie van Opleidingen (70%)

• Opstellen van een efficiënte, kostenbewuste en klantgerichte planning van safety trainingen, rekening houdend met inschrijvingen, klantbehoeften en beschikbaarheid van lesgevers.
• Eerste aanspreekpunt voor klanten, cursisten en interne collega’s voor vragen rond planning, inschrijvingen en praktische opleidingsinfo.
• Opvolgen en beheren van inschrijvingen, inclusief controle op benodigde attesten en toegangsdocumenten.
• Tijdig signaleren en afstemmen bij wijzigingen of annulaties van opleidingen.
• Operationele ondersteuning van de projectleider en opleidingscoördinator.
• Mee instaan voor het beheer en de tijdige voorziening van opleidingsmateriaal.
• Voorbereiden en aanleveren van input voor interne en externe audits.

Subsidiebeheer & Administratie (30%)

• Beheer van opleidingssubsidiedossiers van A tot Z: van registratie en controle tot indiening bij bevoegde instanties.
• Waakt over correcte en volledige dossiers en vraagt ontbrekende info proactief op.
• Zorgt voor naleving van alle subsidievoorwaarden en deadlines (o.a. WSE-loket, VOV/BEV-regels).
• Onderhoudt databanken en masterdata en verzorgt wekelijkse of maandelijkse rapporteringen aan interne stakeholders.