Functieomschrijving

Onze klant in Grimbergen is op zoek naar Admin en Project support. Hierbij ben je een belangrijke schakel tussen projectleiders, klanten, leveranciers en interne diensten. Je zorgt ervoor dat administratieve processen vlot verlopen en ondersteunt de dagelijkse werking van verschillende projecten.

Jouw verantwoordelijkheden:

Algemene administratie

• Beheren en opvolgen van inkomende en uitgaande correspondentie (e-mails, post en telefonie).
• Registreren, klasseren en archiveren van documenten en dossiers.
• Beheren van agenda's en administratieve planningen.
• Zorg dragen voor een correcte en up-to-date documentatie.

Bestellingen & Aankoopadministratie

• Opstellen van aankoopaanvragen.
• Verwerken van MIGO- en SES-documenten.
• Opvolgen van bestellingen en leveringen.
• Ondersteunen van de aankoopadministratie.

Projectondersteuning

• Administratieve ondersteuning bieden aan projectleiders.
• Voorbereiden van offertes en kwalificatiedossiers.
• Registreren, opvolgen en archiveren van projectdocumenten.
• Coördineren van communicatie tussen interne en externe stakeholders.
• Beheren van contracten en opvolgen van bankgaranties.
• Opstellen van aanvragen voor voorlopige en definitieve opleveringen en ONSS-documenten.
• Ondersteunen van projecten op vlak van veiligheid, kwaliteit, milieu en aankoopprocessen.

Financiële administratie

• Verwerken en opvolgen van facturatie.
• Opstellen van klantfacturen.
• Administratief verwerken van klantbestellingen.
• Mee opvolgen van financiële dossiers.

Software & Databeheer

• Beheren en up-to-date houden van registers en databanken.
• Werken met diverse administratieve en planningssystemen zoals (SAP, Excel, Visual Planning, Kronos, Senergy en Microsoft Office)